🥇¿Qué es Project Management y por qué es importante? [2021] | Crehana para empresas
¿Qué es Project Management? Gestiona proyectos al estilo de Netflix y Airbnb

¿Qué es Project Management? Gestiona proyectos al estilo de Netflix y Airbnb

Última actualización 26 de Mayo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Alexandra Carranza

Saber qué es Project Management es de vital importancia para gestionar proyectos de manera eficiente y productiva. ¿Alguna vez te has preguntado cómo lograron el éxito, en tan poco tiempo, Netflix y Airbnb? La respuesta es simple: Project Management.

Lo cierto es que, este fenómeno empresarial, en las últimas décadas, ha generado un cambio en los modelos organizativos, dejando atrás las jerarquías tradicionales para optar por una gestión basada en proyectos. 

En esta nota te contaremos cómo puedes utilizar la gestión de proyectos en tu propio negocio o empresa. En el camino descubrirás qué hace un Project Manager y por qué su perfil es tan requerido en las organizaciones. 

Si quieres saber qué necesitas para ser un Project Manager, aquí te compartiremos las herramientas de Project Management esenciales para dirigir proyectos eficientemente. Y, ¿quién sabe? Tal vez, puedas ser el próximo Project Manager de estas increíbles compañías o de la tuya propia. 😎

¡Acompáñanos a explorar más sobre el Project Management! 

 

¿En qué consiste el Project Management y por qué es importante para una empresa?

Antes de contarte qué es Project Managment, primero veamos qué significa un proyecto.

PMI, el instituto profesional líder de Project Management, lo define como "un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto, servicio o un resultado único". Cabe resaltar que los proyectos pueden ser de cualquier escala o complejidad. Por ejemplo, desarrollar un sitio web o construir una nueva ciudad desde cero.

Teniendo en cuenta la anterior definición, entonces ¿qué es Project Management? Básicamente, es el proceso de creación, planificación, organización y ejecución de un proyecto en todas sus fases dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. 

De hecho, el Project Management ha existido desde la invención de la rueda hasta el desarrollo del dispositivo en el que estás leyendo esta nota. Todos estos proyectos requerían planificación, además de personas específicas que trabajaban en su elaboración y otras que supervisaban. 

A lo largo de los años, la práctica se volvió más refinada con el desarrollo de nuevas metodologías como Agile, que potenció aún más el proceso de gestión de proyectos.

Para que te hagas una idea de cuán imprescindibles son estas metodologías, el profesor y Project Manager Elohin Fuentes, del curso online sobre gestión ágil de proyectos, menciona lo siguiente:

“Las metodologías tradicionales no están diseñadas para responder de manera rápida a los cambios que demanda el mercado actual. Un mercado donde los clientes digitales quieren todo de forma inmediata. Por eso, en este contexto necesitamos nuevas maneras rápidas y ágiles de trabajo que satisfagan sus necesidades”.

En cierto modo, el Project Management consiste en gestionar los recursos de forma eficaz para cumplir las expectativas de las partes interesadas. ¿A qué nos referimos con recursos? Bien, son las personas y los elementos tangibles que se necesitan para completar un proyecto específico. Supongamos el caso de un artista que crea un diseño tridimensional; para ello, necesitará una impresora 3D que le dará vida a su obra de arte, este es un ejemplo de "recursos".

Por otro lado, las partes interesadas son todas las personas u organizaciones que participan en el proyecto o que pueden beneficiarse de él, como los clientes, los líderes, los patrocinadores o las personas que podrían utilizar el proyecto en su totalidad; estos son los llamados “stakeholders”. Si comprendes qué es Project Management, te resultará sencillo saber cómo funciona.

¿Cuáles son las ventajas del Project Management?

Solo basta recurrir otra vez al Project Management Institute (PMI) para conocer el panorama. De acuerdo a una de sus recientes encuestas, solo el 58 % de las organizaciones se dan cuenta de la importancia real de la gestión de proyectos y de cómo les permite abordar de manera eficaz los problemas que enfrentan. 

Por eso, es imprescindible saber qué es Project Management y cómo aprovecharlo para realizar proyectos de valor. Existen varias razones por las que el Project Management es una buena alternativa para tu organización.

¡Veamos cuáles son!

✅ Estimula la productividad.

✅ Mejora la transparencia del proyecto y proporciona una visión clara al equipo.

✅ Brinda una comunicación efectiva.

✅ Te permite afrontar requisitos complejos en entornos dinámicos.

✅ Gestión eficiente de recursos.

✅ Mayor satisfacción del cliente.

✅ Flexibilidad y mayor tolerancia al riesgo.

✅ Aprendizaje retrospectivo.

Project Management

Fuente: Flickr

¿Cuáles son las fases del Project Management?

Ahora que ya sabes qué es Project Management, es momento de conocer cuáles son sus fases. La gestión de proyectos implica varios pasos, cómo recopilar datos y conocimientos de las partes interesadas, desarrollar un plan, delegar el trabajo, administrar los recursos, generar resultados, etc. De esta manera, proporciona un enfoque organizado para que los Project Managers y sus equipos trabajen bajo un esquema estructurado.

Ten en cuenta que no solo es necesario saber qué es Project Management, sino también cómo funciona cada etapa. El ciclo de vida del Project Management se divide en cinco fases distintas:

1. Inicio

En esta primera fase, se desarrolla una descripción general del proyecto, un mapa del enfoque de gestión de proyectos y se elige un Project Manager. Este último, a su vez, seleccionará un equipo e iniciará el proceso de planificación por cada etapa.

2. Planificación

En la segunda fase de un Project Management, se elabora una hoja de ruta para todos los integrantes del equipo de un proyecto, donde se establecen metas, se define el alcance, se crean los planes de comunicación y la gestión de riesgos. Es similar al roadmap de un producto.

3. Ejecución

Esta fase implica la formación de un equipo, la delegación de tareas y la asignación de sistemas de seguimiento. Gran parte del trabajo real del proyecto ocurre en esta etapa.

4. Monitoreo

Esta cuarta fase ocurre junto con la fase de ejecución e implica monitorear el desempeño del equipo y el desenvolvimiento de cada miembro. Como Project Manager, te encargarás de hacer seguimiento de los entregables, los costos del proyecto, el performance del equipo y del proyecto en su conjunto.

5. Cierre

En la quinta fase, los entregables se envían a las partes interesadas para que el proyecto concluya de manera satisfactoria. En esta parte es importante analizar el proyecto en busca de fallas y tomar notas para mejorar el rendimiento futuro.

¿Cuáles son las fases del Project Management?

Fuente: Unsplash

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¿Qué hace un Project Manager?

Después de conocer qué es Project Management y sus diferentes etapas, seguramente, te ha entrado la curiosidad de saber qué se necesita para ser un Project Manager, ¿verdad? 

A continuación, te contaremos qué hace que este perfil sea tan solicitado hoy en día y cuáles son las principales funciones de un Project Manager.

Como te mencionamos anteriormente, se trata de la persona responsable de planificar y administrar un proyecto. Este profesional ayuda a impulsar, guiar y ejecutar las metas de valor agregado identificadas por la empresa, mediante la aplicación de procesos y metodologías ágiles en alineación con los objetivos estratégicos generales de la organización. 

Además, el Project Manager tiene el potencial de ahorrar costos y mejorar los resultados para los stakeholders y los equipos de proyectos. Ten en cuenta que los proyectos grandes pueden tener varios Project Managers a su vez, puesto que pueden facilitar la información a los demás miembros y dar el soporte necesario a cada uno.

¿Sabías que las tareas del Project Manager, en ocasiones, suelen confundirse con las del Product Manager? Aunque tienen un perfil similar, cada uno cumple un rol específico.

👉 Descubre las diferencias entre el Product Manager y el Project Manager

Funciones y responsabilidades del Project Manager

Un gestor de proyectos tiene una serie de funciones y responsabilidades. Algunas de estos son:

  • Definir el alcance de un proyecto.

  • Establecer la planificación de actividades y el cronograma de un proyecto.

  • Gestionar los recursos y optimizar los procesos.

  • Estimación de tiempo y costos.

  • Desarrollar y administrar presupuestos.

  • Analizar el riesgo.

  • Construir los equipos y el liderazgo en cada uno de ellos.

funciones de Project Manager

Fuente: Unsplash

Si trabajas en startups, quizá estás familiarizado con este enfoque, en caso no sea así, pues sigue leyendo esta nota.😉 En la siguiente sección sabrás cómo ser un Project Manager, lo cual te ayudará a terminar de entender lo que es un Project Management. 👇

¿Cómo ser un Project Manager?

El éxito basado en el enfoque de Project Management, por supuesto, requiere una planificación eficaz. Esta habilidad vital define cómo organizar, administrar y entregar proyectos de manera productiva, eficiente e inmediata. 

En ese sentido, ¿cuáles son las características de un Project Manager? Este debe tener excelentes habilidades para relacionarse con las personas, una capacidad innata para delegar el trabajo de manera eficaz y gestionar su tiempo para cumplir con las fechas de entrega. Además, puede ver el panorama general y concentrarse en los pequeños detalles que hacen que un proyecto sea exitoso. 

En definitiva, un buen Project Manager es un agente de cambio que prospera cuando trabaja en entornos dinámicos. Así que, si quieres convertirte en un Project Manager, será necesario desarrollar estos skills mencionados anteriormente. 

¿Cómo ser un Project Manager?

Fuente: Unsplash

Ya sabes qué es Project Management, domina estas habilidades y conviértete en un gran Project Manager con las herramientas que te compartiremos, a continuación.

Herramientas de Project Management

Los lenguajes de programación, los dispositivos y las necesidades de los usuarios cambian constantemente. Sin embargo, los elementos centrales sobre cómo se desarrolla un proyecto, desde su planificación hasta el seguimiento de problemas y la ejecución de actividades, deben ser consistentes si deseas destacar como Project Manager.

Es por eso que muchas de las empresas de tecnología, como Netflix y Airbnb han invertido en encontrar las mejores herramientas de gestión de proyectos para ellas. 

Si te estás preguntando cómo hacer un proyecto de manera eficiente y productiva, lo que necesitas son herramientas de Project Management. ¿Quieres conocer cuáles utilizan Netflix y Airbnb? Descubrámoslas.

Confluence

Como una de las plataformas y productoras de contenido más grandes del mundo, estamos seguros que Netflix tiene varios proyectos en marcha a la vez, de los que necesita realizar un seguimiento.

Desde producir contenido original hasta mantener servicios de transmisión para cerca de 100 millones de usuarios en casi todos los países del mundo, los equipos de Netflix están muy enfocados en lo que respecta a la gestión de proyectos.

Por ello, ellos se mantienen al día con la app Confluence, una herramienta de Project Management que utiliza páginas compartidas para recopilar recursos, visión, tareas pendientes y actualizaciones del proyecto. 

Se trata de una alternativa ideal si quieres crear diferentes "espacios" para organizar las diferentes actividades que tu equipo necesita ver, como desarrollo de proyecto, documentación, base de datos, etc. Su interfaz de usuario facilita la búsqueda de información y requisitos del proyecto.

👉 Descarga Confluence gratis.

Wrike

Hay pocas historias de éxito tan épicas como Airbnb, siendo una de las empresas top 🔝 que opera en casi todos los países del mundo.

Esto significa administrar una plataforma con millones de usuarios más, al mismo tiempo que se desarrollan nuevos productos y servicios. ¡Una gran tarea por manejar! 🤯 Para varios equipos de Airbnb, la respuesta para mantenerse organizados es Wrike. 

Se trata de una herramienta de Project Management personalizable que se toma muy en serio la colaboración en equipo, pues unifica toda la información, conversaciones, archivos y planes en un solo lugar. ¡Eso es lo importante de saber qué es Project Management y cómo sacarle el máximo provecho!

Además, Wrike ofrece la opción de ver tus proyectos en diagramas de Gantt, listas de tareas e, incluso, tableros de estilo Kanban. Como explica Hoon Kim, director de producción creativa de Airbnb:

“Una de las mayores ventajas de Wrike es que hay muchas formas diferentes de ver los proyectos y las tareas. La capacidad de ser ágiles en términos de cómo miramos los datos realmente nos permite ser más eficientes ".

👉 Descarga Wrike.

Hablando de diagramas de Gantt, te compartimos estas plantillas para optimizar tu flujo de trabajo en equipo y ser el Project Manager que todos quieren tener. 😎 ¡Descárgalas gratis!

 

Esperamos que esta nota te haya sido útil para comprender qué es Project Management y cómo puedes utilizarlo en tu empresa o, inclusive, en algo tan simple como un proyecto de mejora para el hogar requerirá que planifiques y dividas las tareas durante varias horas o días y siga los pasos en un orden específico. ¿Ya ves por qué es tan importante saber qué es Project Management? ¡Es la metodología ideal para organizar tus proyectos empresariales y personales!

Recuerda que en Crehana tenemos un catálogo de cursos de gestión de proyectos a tu disposición sin restricciones de horario. 

¡Nos vemos! 🙌

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