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¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio? tips para triunfar

¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio? tips para triunfar

Última actualización 5 de Mayo del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Fernando Machuca

Sin importar el tipo de emprendimiento que tengas es importante saber cómo llevar la contabilidad de un negocio.

Para saber si un negocio es rentable, o si es posible que crezca, es necesario tener un control exacto de lo que se vende y lo que se gasta, entre otras cosas.

La buena administración de un negocio pequeño va a determinar su capacidad de mantenerse operativo, así que como puedes estar pensando, es importante tener todo en orden.

Si quieres conocer cuál es la situación económica de tu emprendimiento es necesario que aprendas cómo llevar la contabilidad de un negocio.

En este artículo vamos a explicarte cómo puedes emplear la contabilidad en los negocios, y te daremos los mejores consejos de contabilidad para emprendedores

¿Estás preparado? ¡Empecemos!

 

¿Qué es la contabilidad de una empresa?

La contabilidad es una herramienta que permite llevar el control de prácticamente todo lo que sucede en un negocio o empresa.

Con la información que se registra al llevar la contabilidad de un negocio, se puede saber con mucha precisión cuáles son los números y el desempeño que la empresa ha tenido durante algún periodo de tiempo.

Si queremos cumplir con los objetivos de nuestro negocio, esta herramienta nos ayuda para realizar la evaluación e inclusive pensar en las proyecciones a futuro para saber cómo invertir las ganancias en caso de que existan.

Si tu empresa se estableció en una sociedad con una o más personas, es indispensable que todo se mantenga transparente con una contabilidad actualizada al día, para lo cual debes saber cómo llevar la contabilidad de un negocio.

Como reza el dicho… Cuentas claras conservan amistades. 😅

Importancia de la contabilidad para un negocio

Cómo mencionamos anteriormente, saber cómo llevar la contabilidad de un negocio te va a permitir tener un control más ámplio de las finanzas, pero eso no es todo.

Llevar la contabilidad de un negocio nos va a permitir administrar de manera eficiente los recursos disponibles, con una administración que se apoya en una buena contabilidad es posible incluso el pensar en maximizar las ganancias. 

administrar negocios y llevar la contabilidad

Fuente: Pixabay

Administrar negocios desde un enfoque centrado en la contabilidad permite corregir errores en las estructuras de costo y de venta, además de darnos luces sobre la rentabilidad de nuestra empresa.

Además llevar una buena contabilidad nos permite estar al día con las disposiciones legales que regulan el funcionamiento de las empresas, gracias a ella podemos calcular el pago de los impuestos o de los tributos requeridos por la ley.

Algunos conceptos básicos de contabilidad

Tal vez tu negocio dispone de un contador para realizar todo lo relacionado a los balances financieros, sin embargo, es recomendable que te familiarices con algunos de los términos básicos de contabilidad y finanzas para emprendedores.

El conocimiento de estos conceptos te va a permitir entender mejor lo relacionado a las finanzas de un negocio, y entender con más detalle todo lo que sucede en él.

📌Capital: este término se refiere a la cantidad de recursos disponibles para invertir en un proyecto o negocio, en pocas palabras, el dinero.

📌Ingresos: los ingresos es el flujo de recursos que obtiene un negocio por la venta de sus productos o servicios.

📌Egresos: contrario a los ingresos, cuando hablamos de egresos nos referimos a todo lo que tiene que ver con gastos de la empresa.

📌Saldo: el saldo, como puedes haber imaginado, es el resultado final de restarle los gastos a los ingresos.

📌Estructura de costos: la estructura de costos es la cuenta que debemos hacer para determinar qué tanto capital y trabajo se invirtió en algún producto o servicio. Al restarle la estructura de costos al precio de venta, podemos definir cuál es la ganancia.

Estos no son todos los conceptos que debes conocer para dominar el arte de la contabilidad, sin embargo son indispensables para aprender cómo llevar la contabilidad de un negocio.

 

¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio?

Si quieres saber cómo llevar la contabilidad de un negocio, prepárate para tomar nota de todos nuestros consejos.

Lo primero que debes hacer, es definir la naturaleza de tu emprendimiento, porque dependiendo del tipo de negocio que tengas, vas a necesitar algunas herramientas específicas.

No es lo mismo llevar la contabilidad de una tienda de abarrotes que llevar la contabilidad de una empresa de servicios. 

Puede que dependiendo del tipo de negocio, necesites conocimientos para llevar el control de inventario, la estructura de costos, el pago de nóminas, entre otras cosas.

El único principio de la contabilidad universal para todos los negocios, es el registro de las transacciones de entrada y salida de recursos.

 

llevar la contabilidad de una empresa

Fuente: Pixabay

De igual manera te recomendamos que estudies las particularidades del país en el que te encuentras, porque dependiendo de ello pueden variar las normas y disposiciones legales para el funcionamiento de una empresa.

Es importante estar al día con el sistema tributario de tu país para evitar cualquier tipo de sanciones por faltar a las disposiciones legales sobre cómo llevar la contabilidad de una empresa.

Para llevar la contabilidad de un negocio, lo mejor es contar con la ayuda de un profesional que se encargue de lidiar con la sistematización de los datos y con todo el proceso burocrático que implica la contaduría. 

Si tu emprendimiento aún no produce lo suficiente para cubrir los costos de un contador, o si consideras que no es necesario y puedes hacerlo por cuenta propia, te recomendamos que te capacites con toda la bibliografía que te sea posible.

Para llevar la contabilidad de un negocio es necesario que domines a la perfección el uso de algunos elementos como el libro diario, el libro mayor, el libro de balances, los registros de ventas y gastos, entre otras cosas. 

Si en algún momento te has preguntado cómo llevar la contabilidad de un negocio en un cuaderno, te recomendamos que dejes esas herramientas en el pasado para que empieces a valerte de todo lo que tiene la tecnología para facilitar tu trabajo.

Algunas de las opciones disponibles son las hojas de cálculo de Google, y una infinidad de programas gratuitos para llevar la contabilidad de cualquier negocio.

¿Cómo llevar la contabilidad de un negocio en Excel?

Saber cómo llevar la contabilidad de un negocio en Excel puede ser algo muy sencillo, no es necesario que seas un profesional en el programa, aunque podrías hacer nuestro curso de Excel avanzado para expertos para aprovechar todas las posibilidades.

Con este programa de la suite de Microsoft Office puedes llevar la contabilidad de un negocio con tantas posibilidades de personalización como las que tienen los programas más sofisticados de contabilidad.

El formato más sencillo para llevar la contabilidad de un negocio en Excel es el de control de ingresos y gastos, este representa una buena opción para quienes están empezando con su emprendimiento y aún no saben con exactitud cómo llevar la contabilidad de un negocio.

Captura de pantalla sobre cómo llevar la contabilidad de un negocio

Fuente: Google Sheets

La plantilla que te comentamos sirve para llevar las cuentas de tu negocio de manera automatizada, y puedes crearla tanto con el programa de escritorio como con la versión de las hojas de cálculo de Google.

👉 Descargala gratis aquí.

Pensando en lo anterior y en tu necesidad de saber cómo llevar la contabilidad de un negocio fácilmente, te dejamos una lista de consejos de contabilidad para emprendedores y tres plantillas para llevar la contabilidad de una empresa.

Plantillas de contabilidad para emprendedores exitosos

Es muy probable que ya conozcas cuáles son los mejores tips para aprender a manejar las finanzas personales, y que gracias a ellos tu economía sea tan saludable como lo deseas. Pero, ¿qué hay de la contabilidad para emprendedores?

El principio básico que se utiliza en casa para administrar el dinero se aplica también para la contabilidad en los negocios, es cuestión de establecer un plan financiero y tener buenos hábitos administrativos.

Para empezar, te recomendamos que empieces por tener más control sobre tus ventas y tus gastos, porque para crecer vas a necesitar recursos con los cuales invertir en nuevos productos o áreas de tu negocio.

En el equipo de Crehana hemos diseñado una lista de plantillas para ayudarte a saber cómo llevar la contabilidad de un negocio, y aplicar los mejores trucos de contabilidad para emprendedores. 

Todas nuestras plantillas son totalmente gratuitas, así que ¡empieza a descargarlas y usarlas con sabiduría!

1. Plantilla de proyección de ventas e ingresos en Excel para tu negocio

Con esta plantilla no habrá nada en el mundo tan fácil como llevar la contabilidad de un negocio pequeño o grande.

Al utilizar este recurso podrás elaborar un plan de trabajo que te permita modelar el futuro financiero de tu empresa o emprendimiento. ¡Nada motiva más que saber que se va por buen camino!

Aplica todas las herramientas de la contabilidad en los negocios y empieza a ver resultados positivos.

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Planilla de proyección de ventas para la contabilidad en los negocios

2. Plantilla para reporte ejecutivo en Word

Si estás buscando atraer inversionistas, o un préstamo del banco para que tu negocio pueda crecer, esta es tu plantilla.

El reporte ejecutivo te permite sintetizar la información más importante sobre tu negocio, con el propósito de convencer a quienes tienen los recursos que necesitas de que es una buena idea hacer una inversión en tu proyecto.

También puedes utilizar esta planilla si estás dando tus primeros pasos en el mundo del emprendimiento y necesitas aprender sobre contabilidad para emprendedores.

¡Haz que tus sueños financieros empiecen a tomar forma!

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3. Plantilla de caja diaria en Excel

No puedes saber cómo llevar la contabilidad de un negocio sin tener idea de lo importante que es la administración de caja diaria para cualquier comerciante.

Esta plantilla te servirá para controlar y supervisar las finanzas de tu negocio. Al final del día podrás contrastar toda la información de la plantilla con las cuentas que haces de forma manual y verificar que todo cuadre perfectamente.

La contabilidad en los negocios es más fácil cuando tienes recursos para automatizar todos los procesos.

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Plantilla de caja diaria para llevar la contabilidad de un negocio

¿Ya descargaste todas las plantillas? Con todos estos recursos no hay nada tan sencillo como llevar la contabilidad de un negocio. Así que prepárate para empezar a disfrutar de tus ganancias. 😎

Si buscas alternativas en lugar de utilizar Excel para llevar la contabilidad de un negocio pequeño también tenemos un par de consejos de provecho para ti.

Sigue leyendo para que conozcas cuáles son los mejores programas para llevar la contabilidad de una empresa.

Programas para llevar la contabilidad de un negocio 

La tecnología siempre se adapta a las necesidades de las personas, y los negocios no son la excepción. 

Con el paso del tiempo hemos dejado de depender de los ábacos y de los libros contables para llevar la contabilidad de una empresa. 

calcular los costos de producción

Fuente: Pixabay

Más allá de las exigencias establecidas por las leyes de cada país en cuanto a la contabilidad de las empresas y negocios, contamos con una amplia lista de software de negocios en el cual se puede llevar la contabilidad de un emprendimiento fácilmente.

Esta es la lista de los 5 programas más completos para llevar la contabilidad de un negocio:

  1. Open Miracle
  2. Skrooge
  3. Odoo Community
  4. Factura Scripts
  5. GnuCash

1. Open Miracle

Es un programa de contabilidad de código abierto. Además de ser totalmente gratuito, este programa nos ofrece todas las herramientas de la contabilidad en una interfaz muy intuitiva y fácil de usar.

No es necesario tener conocimientos de contabilidad para usarla, aunque recomendamos que estudies los términos y conceptos básicos para que aproveches al máximo el programa.

Algunas de sus funciones destacadas son el desarrollo de balances de ganancias y pérdidas, el flujo de caja, y la gestión de nóminas. 

Para obtener más información sobre todo lo que tiene que ver con este programa, puedes visitar su página web.

📌Esta aplicación desarrollada en India es una excelente opción si queremos llevar la contabilidad de un negocio, la única desventaja puede ser que su interfaz sólo está disponible en inglés.

2. Skrooge

Este programa es uno de los más importantes de contabilidad básica para negocios, tiene múltiples opciones para sistematizar todo tipo de datos administrativos.

Con Skrooge podemos llevar la contabilidad de cualquier empresa a partir de un registro detallado de las operaciones como compras, ventas, pagos a proveedores, reportes de ganancias y pérdidas, entre otras tantas características disponibles.

El desarrollo de esta aplicación está orientado a satisfacer las necesidades de quienes buscan manejar sus finanzas personales, o llevar la contabilidad de un negocio pequeño.

Este programa se encuentra disponible para MacOS, Windows, y Linux.

📌Los formatos de información ofrecidos por este programa incluyen gráficas de operaciones que facilitan la comprensión de los balances financieros de un negocio.

3. Odoo Community

La premisa de este programa es ayudarnos a ahorrar tiempo para que podamos expandir nuestro negocio.

Con Odoo Community las opciones para llevar la contabilidad de una empresa son muchas. Sus principales características son opciones de facturación, cálculo de beneficios, balances sobre flujo de caja, control de inventarios, y puntos de venta sincronizados con el negocio.

Llevar la contabilidad de un negocio con Odoo Community

Fuente: Odoo Community

Esta es una buena opción si no sabes cómo llevar la contabilidad de un negocio y buscas herramientas para facilitar la administración.

📌Tiene una versión de pago con todas las herramientas disponibles, y una versión limitada para quienes desean usarla de manera gratuita.

4. FacturaScripts

Este programa de contabilidad para empresas es uno de los mejores que podemos encontrar en español, además de que su licencia de uso es gratuita.

Factura Scripts nos ofrece la posibilidad de almacenar toda la información referente a nuestro negocio tanto en modo offline en la computadora, como de manera online en algún hosting.

Sobre las opciones que tenemos para aprovechar esta aplicación, destacan la posibilidad de gestionar la empresa a nivel de pedidos, facturación, contabilidad, tienda online, entre otras cosas que podemos leer en su web. 

Uno de los factores que diferencia a FacturaScripts de la mayoría de los programas para llevar la contabilidad de un negocio, es que ofrece la posibilidad de llevar control de inventario.

Este programa, no solo se está actualizando constantemente para mejorar la experiencia de los usuarios, sino que cuenta con una larga lista de idiomas disponibles para configurar la interfaz, entre ellos el español.

📌La opción de almacenamiento de datos online nos permite acceder a los registros de nuestro negocio desde cualquier dispositivo móvil.

5. GnuCash

Este programa se caracteriza por la sencillez de su interfaz, y por las opciones de visualización rápida en la cual se resume la información más relevante para administrar un negocio

Además de las herramientas básicas de contabilidad para negocios, GnuCash tiene algunas características avanzadas como la programación de transacciones recurrentes, el desarrollo de formatos de balances de ganancias y pérdidas en gráficos, control de presupuesto y cálculo de impuestos.

📌Este programa para llevar la contabilidad de un negocio se encuentra disponible en más de 55 idiomas.

Estos programas nos permiten medir los resultados de desempeño, llevar control de inventarios, control de ventas y de gastos, y reportes financieros muy detallados.

Sin importar el tipo de herramientas que utilicemos para llevar la contabilidad de un negocio, es indispensable para la salud financiera de cualquier empresa contar con todos los datos relacionados a su funcionamiento.

¿Ya sabes cuál es la importancia de la contabilidad en un emprendimiento? ¿Pensabas que la contabilidad en los negocios podía ser tan fácil?

Esperamos que te sea de utilidad toda la información de este post para saber cómo llevar la contabilidad de un negocio.

¡Mucho éxito en tu emprendimiento!

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