Las mejores herramientas de gestión de proyectos para no "ahogarte" con tus pendientes

Con las herramientas de gestión de proyectos ágiles que existen en el mercado puedes planificar, organizar y administrar los procesos de tu equipo para que no se "ahoguen" entre pendientes, sino que "naden como peces" en lo realmente importante. Y es que ahora que el trabajo remoto o híbrido llegó para quedarse, más vale que organices a tu equipo para facilitar el trabajo colaborativo y la gestión de proyectos, incluso en la distancia, ¿no crees?

Según TIC Portal, las herramientas para gestión de proyectos te permiten supervisar el inicio y la evolución de un proyecto, controlar y responder ante problemas que surjan durante el desarrollo de un proyecto y facilitar la finalización y aprobación del proyecto. Así pues, cualquier empresa o negocio necesita de organización y un trabajo en equipo eficiente para que el proyecto tenga éxito. 

Por eso, confiar en las herramientas para la administración de proyectos es indispensable para monitorear el desempeño de todas las actividades. En esta nota te compartiremos las mejores herramientas de gestión de proyectos gratuitas y de pago que te ayudarán a aumentar la productividad digital de tu equipo y aprovechar las ventajas de las aplicaciones digitales. 

1. Asana

Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares del mundo, pues te permite configurar listas de tareas con las que podrás seguirle el rastro a tus proyectos, desde los pequeños detalles hasta las operaciones a gran escala.

Con la interfaz limpia e intuitiva de este software para gestión de proyectos, puedes ver el progreso de un proyecto determinado gracias a un registro de las tareas totales y las completadas. 

Además, cada miembro tiene una sección personal (My tasks) donde se encuentra un registro de todas las tareas que tiene asignadas junto con el proyecto al que pertenecen. Así, podrás organizar tu trabajo y el de tu equipo para que todos estén enterados de las responsabilidades que tienen a cargo y avanzar con la gestión de proyectos. 

Características de Asana

• Con esta herramienta de gestión de proyectos puedes crear flujos de trabajo personalizados en un solo panel compartido. Así cada miembro sabrá cuáles son sus tareas, cuándo deben entregarlas y qué hacer para cumplirlas.

• Asana ofrece distintas vistas como listas de tareas, cronogramas y tableros.

• Con la creación de reglas, puedes automatizar el trabajo cotidiano de la gestión de un proyecto, como la asignación de tareas o de fechas de entrega.

• Tienes más de 50 plantillas de gestión de proyectos para elegir y personalizar según tu forma de trabajo.

• Puedes anexar y compartir documentos en PDF, Word, Excel y más para darles a tus colaboradores instrucciones claras sobre las tareas que deben hacer y su papel dentro de un proyecto.

• Esta herramienta de gestión de proyectos cuenta con más de 100 integraciones para un proceso más eficiente de principio a fin. Por ejemplo, puedes conectarla con Slack, Dropbox, Google Drive, Tableau, Salesforce, Zoom, Outlook y más.

• Puedes acceder a gráficos e informes en tiempo real para monitorear el progreso de un proyecto en 3 estados: “En curso”, “En riesgo” y “Con retraso”.

• Asana es una herramienta de gestión de proyectos segura que puedes trabajar en línea. 

Precio de Asana

Asana es gratis para elaborar distintos tipos de gestión de proyectos ilimitados y con equipos de hasta 15 personas. Ofrece planes de pago a partir de US$10,99 por usuario/mes. 

➤ Prueba Asana

2. Notion

Notion es una herramienta de gestión de proyectos que se ha popularizado en los últimos años. Su principal característica son sus infinitas posibilidades de personalización. En Notion encuentras en un solo lugar las funcionalidades más notorias de los principales programas para gestión de proyectos.

Puedes usarla para distintos proyectos como el desarrollo de productos e ingeniería, gestión de recursos humanos, diseño, ventas, marketing, ¡e incluso para la gestión de proyectos personales! 

Características de Notion

• Puedes crear una “Wiki” de equipo al incluir toda la información de un proyecto en los diferentes espacios de trabajo (workspace). 

• Esta herramienta de gestión de proyectos te da la opción de personalizar cualquier flujo de trabajo. En cada workspace puedes incluir tablas, tableros Kanban, gráficos, listas, calendarios, checklists, galerías y líneas de tiempo para personalizar los flujos de trabajo. 

• Tienes la posibilidad de agregar cualquier tipo de contenido. Desde notas hasta documentos completos, en Notion puedes tener toda la información centralizada y organizada para facilitar la gestión de proyectos. 

• Puedes colaborar en tiempo real. Basta con mencionar a tus compañeros en cualquier lugar y espacio del workspace donde necesites su acompañamiento.

• Esta es una herramienta de gestión de proyectos que puedes tener en solitario para mejorar la productividad siendo freelancer, o para coordinar al equipo de tu empresa.

• Puedes integrar más de 500 aplicaciones en las páginas y workspaces de Notion para gestión de proyectos.

Precio de Notion

Notion cuenta con una versión gratuita, sin embargo, los planes de pago comienzan desde US$4 en adelante.

➤ Prueba Notion

Fuente: Notion

3. Airtable

Una de las mejores herramientas de gestión de proyectos versátiles para dirigir el trabajo remoto es Airtable. En una única plataforma tienes las funcionalidades de las hojas de cálculo, bases de datos, flujos de trabajo y más.

Su diseño es simple y fácil de usar. De hecho, en Airtable encuentras una variedad de plantilas de gestión de proyectos de distintas áreas como calendarios de contenido, producción de video, trackers de actividades, planeación de eventos, etc.

Características de Airtable

• Con esta herramienta para la administración de proyectos puedes crear bases de datos completas para cada proyecto. Agrega archivos adjuntos, notas, cuadros de verificación, enlaces y cualquier dato que tu equipo debería conocer.

• Airtable tiene diferentes modos de vista que facilitan la gestión de proyectos. Cuenta con filtros, agrupaciones, parrillas, calendarios y organizaciones para que encuentres la mejor forma de visualización según tus necesidades. 

• Puedes aprovechar las más de 50 Airtable apps para optimizar el trabajo. Por ejemplo, puedes configurar diagramas de Gantt, horarios, diseñar páginas web, entre otras cosas. ¡Incluso puedes crear tu propia app con JavaScript y React!

• Esta es una de las herramientas de gestión de proyectos ágiles que cuenta con opción de automatizaciones. Así tu equipo podrá ir más rápido sobre las tareas repetitivas para enfocarse en otras de más valor.

• Además de las Airtable apps, puedes integrar otras herramientas de gestión de proyectos en Airtable como Microsoft Teams, Gmail, Google Spreadsheets, Twitter, etc.

• Airtable facilita la comunicación entre equipos de una misma empresa. Cada departamento puede tener su propio tablero y compartir los avances en la gestión de un proyecto dentro de la misma herramienta.

Precio de Airtable

Airtable es gratis para las características básicas, sin embargo, desde US$10 al mes puedes aprovechar las funciones especiales de esta herramienta de gestión de proyectos.

➤ Prueba Airtable

Fuente: Airtable

4. Trello

La vieja confiable entre las herramientas de gestión de proyectos es Trello. Basada en la metodología Kanban, Trello funciona con un sistema básico de tableros, listas y tarjetas con las que puedes gestionar cualquier dinámica de trabajo y alcanzar mejores niveles de productividad.

El tablero estándar de Trello viene con 3 listas básicas:

• Por hacer (To Do)

• En progreso (Doing)

• Hecho (Done)

Sin embargo, Trello es tan versátil que puedes expandir y modificar las listas, crear múltiples tableros y añadir cuantas tarjetas necesites para la gestión de un proyecto.

Características de Trello

• La interfaz de esta herramienta de gestión de proyectos es muy intuitiva. Incorpora funcionalidades "drag and drop" con las que puedes cambiar el estatus de cualquier tarea, de “pendiente” a “hecho”, con un simple arrastre.

• Trello cuenta con funciones que te ayudarán a mejorar la productividad del equipo. Puedes crear y coordinar flujos de trabajo para reuniones, proyectos, eventos, metas o cualquier cosa.

• A partir de la configuración de los tableros, listas y tareas, puedes elegir distintas vistas para este software de gestión de proyectos como el calendario, cronogramas, estadísticas y más.

• Puedes hilar tan fino como quieras gracias a los espacios personalizables de las tarjetas Trello. Puedes insertar checklists, imágenes, descripciones, etiquetas, fechas de vencimiento, archivos adjuntos, comentarios, links y más.

• Butler es la automatización integrada de Trello, ideal para optimizar la gestión de proyectos. Este robot usa comandos lingüísticos naturales para automatizar acciones comunes como mover listas, crear procesos o informar al equipo de los plazos más próximos.

• Como en otras herramientas de gestión de proyectos, en Trello puedes integrar diferentes aplicaciones adicionales como Asana, Slack, Evernote, Dropbox, Confluence, entre otras.

• Puedes añadir Power-Ups para ajustar las funciones adicionales que necesites según tus requerimientos específicos. Puedes crear informes, campos personalizados e integraciones de software.

• Cuenta con una app de gestión de proyectos que puedes descargar en tu teléfono.

Precio de Trello

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos gratis con la que puedes crear hasta 10 tableros con tarjetas y agregar miembros ilimitados. Sin embargo, la versión paga te da acceso a tableros y Power-Ups ilimitados, entre otras funciones premium. Los pagos comienzan desde los US$10.

➤ Prueba Trello

5. Monday

Con Monday puedes planificar, trackear, entregar y gestionar tus proyectos en un solo espacio de trabajo. Además de ser una herramienta de gestión de proyectos, las funcionalidades de Monday te sirven para configurar funnels de marketing, CRM y ventas.

Características de Monday

• Tiene una interfaz sencilla, versátil y fácil de configurar. Puedes comenzar a trabajar en la gestión de proyectos con una de las más de 100 plantillas personalizables de Monday o crear la tuya.

• Puedes integrar fácilmente tus herramientas favoritas en Monday como Outlook, Microsoft Teams, Slack, Google Calendar, Shopify y muchas más.

• Con esta herramienta para la administración de proyectos puedes ahorrar tiempo gracias a las automatizaciones. Así evitas errores humanos y tu equipo puede concentrarse en lo que importa.

• Monday incorpora la opción de distintas vistas como mapas, calendarios, cronogramas, Kanban y más.

• Si tienes problemas técnicos con el software para gestión de proyectos de Monday, el equipo de soporte siempre está disponible para darte asistencia personalizada en menos de una hora.

Precio de Monday

Monday tiene un periodo de prueba gratis por 7 días. A partir de ese tiempo, el plan básico cuesta US$8 por usuario/mes. Los planes de pago comienzan por US$10 en adelante.

➤ Prueba Monday

Fuente: Monday

6. Chanty

Chanty es una de esas herramientas de gestión de proyectos que funciona como una plataforma de colaboración en equipo y como un sistema de gestión de tareas. Puedes crear una tarea a partir de un mensaje, asignarla a un miembro del equipo, establecer una fecha de vencimiento y la prioridad de la tarea. 

Características de Chanty

• Chanty tiene llamadas de audio y video incorporadas. 

• Puedes integrar Chanty con otras herramientas para la administración de proyectos, como Trello, Asana, Zapier, Google Drive, Dropbox, Onedrive, Github, Gitlab, Bitbucket, Mailchimp, Giphy y otras.

• Al igual que Trello, Chanty es una herramienta de gestión de proyectos basada en la metodología Kanban. 

Precio de Chanty

Chanty ofrece un plan gratuito con acceso máximo de 10 usuarios. Si quieres ampliar las funcionalidades de este software de gestión de proyectos, puedes optar por su plan de pago que cuesta desde $3 por usuario / mes.

➤ Prueba Chanty

Fuente: Chanty

7. Filestage

Se trata de una de las herramientas de gestión de proyectos ágiles que ayuda a los equipos a revisar y aprobar los entregables de sus trabajos con mayor rapidez. Filestage agiliza, organiza y automatiza los comentarios sobre los entregables a lo largo del proceso de revisión, al tiempo que reduce los errores y garantiza que se cumplan los lineamientos.

Características de Filestage

• Permite que colegas y clientes vean y anoten los entregables del proyecto (como documentos, imágenes o videos) en tiempo real para proyectos de marketing, producción de videos, diseño de sitios web, catálogos de productos o cualquier otro rubro, y para aprobar archivos cuando estén completos.

• Este software de gestión de proyectos tiene un panel de control personalizado para mantener una visión general de todos los avances, teniendo en cuenta todos los comentarios, notas o detalles específicos.

Precio de Filestage

Es una herramienta de gestión de proyectos que tiene un costo a partir de 89 dólares al mes.

➤ Prueba Filestage

Fuente: Filestage

Plantillas de gestión de proyectos gratis

Ahora que ya tienes a la mano las mejores herramientas de gestión de proyectos, es momento de conocer otros recursos que te ayuden a optimizar tus tareas diarias. En Crehana hemos diseñado algunas plantillas de gestión de proyectos que puedes utilizar para organizar el trabajo de tu equipo y llevar tus proyectos a la cima. ¡Descárgalos gratis!

1. Plantilla de propuesta de proyecto en Word

¿Quieres persuadir a tus futuros socios o inversionistas de manera efectiva? Además de emplear las mejores herramientas de gestión de proyectos, debes tener una plantilla de propuesta de proyecto consistente y cautivadora para presentar tu idea de forma exitosa.

Por eso, te compartimos esta plantilla de propuesta de proyecto en Word lista para ser llenada, en la cual puedes redactar tu información dejando intacta la matriz del documento. Otra opción es escribir de forma corrida (redactando los párrafos sin cuadros) y solo guiarte de los subtítulos de nuestra propuesta de proyecto.

➤ Descarga gratis la plantilla de propuesta de proyecto en Word

2. Plantilla para presentar el desarrollo de tus proyectos

Si ya te aceptaron la propuesta de proyecto, el siguiente paso es mostrar el desarrollo de esta gran idea de manera creativa y disruptiva. Si bien la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos ágiles cuentan con una variedad de plantillas, muchas de ellas son de pago.

Para ayudarte en este proceso, hemos elaborado una presentación PPT de más de 20 diapositivas. De hecho, su estructura es variada y bastante dinámica que te permitirá realizar una presentación de alto impacto y deslumbrar a tu jefe o inversionista.

➤ Descarga gratis la plantilla para presentar el desarrollo de tus proyectos

3. Plantilla de cronograma para un proyecto

¿No sabes cómo organizar todas las tareas de tu plan de trabajo? Si quieres mantener a todo tu equipo informado sobre las últimas actualizaciones y estados de cada pendiente, entonces una plantilla de cronograma de actividades será tu mejor aliada.

Para elaborar un plan de trabajo y delegar las tareas correspondientes, el primer paso es descargar una plantilla de cronograma de actividades en Excel de forma gratuita. ¡Y, justamente, tenemos una disponible para ti! De hecho, puedes importarla dentro de cualquier herramienta de gestión de proyectos.

Luego es importante que tomes en cuenta cada comentario de cada celda para que puedas completar el formato de cronograma de proyectos o actividades de manera correcta.

➤ Descarga gratis la plantilla de cronograma para un proyecto

4. Plantilla de diagrama de Gantt en Excel

Una de las herramientas de gestión de proyectos más importantes es el diagrama de Gantt. Básicamente, es la representación visual de la gestión, administración y el avance de un proyecto a lo largo de un tiempo específico.

Si quieres hacerle seguimiento a un proyecto desde cero o identificar la duración real y proyectada de cualquier trabajo, entonces es básico utilizar un diagrama de Gantt en Excel que te ayude a ordenar tus actividades personales y laborales.

Afortunadamente, tenemos esta plantilla de diagrama de Gantt en Excel que contiene lo necesario para llevar una gestión de proyectos de manera organizada y eficiente.

➤ Descarga gratis la plantilla de diagrama de Gantt en Excel

5. Plantilla de informe de proyecto en Word

La elaboración de un informe de proyecto es relevante para cualquier negocio, ya que ayuda a identificar fácilmente los riesgos y los puntos de mejora en el desarrollo de un proyecto empresarial. De este modo, podrás reunir toda la información y realizar una gestión de proyectos de manera óptima.

¿Necesitas presentar un informe de avance o estado de un proyecto importante para mantener actualizado a tu equipo de trabajo? Entonces, esta plantilla de informe de proyecto en Word te permitirá hacer una presentación original, atractiva y ganadora. Además, para que el proyecto se mantenga en curso de manera exitosa y dentro del presupuesto.

➤ Descarga gratis la plantilla de informe de proyecto en Word

Como puedes ver, usar las mejores herramientas de gestión de proyectos te permiten escalar tu negocio y cumplir con todos los objetivos que te has trazado, ya sea de forma personal o laboral. ¡Impulsa el trabajo colaborativo en estos tiempos de digitalización! 

Según Martín Arenas, profesor del curso online de Gestión de proyectos y tareas, “saber cómo gestionar proyectos y tareas de manera integral es la clave del éxito, por eso, es importante saber cómo organizar el tiempo, administrar tareas e identificar puntos de mejora en tus procesos individuales y en la administración de proyectos en general. Esto le dará un valor agregado a tu perfil y generará un impacto positivo en tu espacio de trabajo”.

¿Quieres mejorar tu productividad en equipo? ¿O deseas adoptar un enfoque de liderazgo con visión estratégica? Si es así, dale un vistazo a nuestros cursos online de gestión de negocios. ¡Aprende a llevar una gestión de proyectos óptima!

¡Nos vemos!