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Administrar un negocio con Excel: ¡estas plantillas son la clave!

Administrar un negocio con Excel: ¡estas plantillas son la clave!

Última actualización 21 de Enero del 2022Tiempo de lectura: 7 min.

Hugo Rodríguez

Si en algún momento te llegaste a preguntar cómo administrar negocios con Excel, acabas de llegar al oráculo de los emprendimientos. Puede que lo anterior suene un poco exagerado, y que tal vez no podamos predecir el futuro. Sin embargo, te podemos asegurar que con este pack de plantillas de Excel, tu negocio estará bien encaminado. 

Aprender cómo administrar un negocio con Excel no solo es posible, sino que es una excelente idea. Gracias a este programa de la suite de Microsoft Office podemos planificar, organizar, dirigir, y controlar cada uno de los aspectos de la administración de un emprendimiento.

A continuación, te invitamos a que nos acompañes a descubrir las mejores herramientas para administrar negocios con Excel. ¡Acompáñanos!

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Cálculo de intereses en Excel

Esta plantilla de cálculo de intereses en Excel es ideal para quienes están emprendiendo o desean saber cómo administrar un negocio pequeño desde lo más básico. Ahora, ¿sabes qué tienen que ver los intereses con la prosperidad de tu empresa?

Los intereses de un préstamo pueden ser el talón de aquiles de quienes buscan financiamiento para que su negocio despegue. Por lo que es importante tener claro desde el principio cuánto se terminará pagando en intereses por el préstamo, para determinar si el negocio puede cubrir con la obligación.

La administración de un negocio no se trata de llevar control de ventas y gastos nada más, hay muchos factores a tomar en cuenta para tener éxito. Y el uso de esta plantilla es el primer paso para administrar negocios con Excel, sin el riesgo de que los intereses se lleven todas tus ganancias.

Descarga nuestro Formato cálculo de intereses en Excel aquí

cálculo de intereses

Ejemplos de análisis de competencia en Excel

Otra de las grandes opciones que tienes disponibles para administrar negocios con Excel es con esta lista de ejemplos, las cuales te permitirán desarrollar el mejor análisis de competencia posible. Sin embargo, ¿para qué podrían servirte este tipo de investigaciones?

Si hablamos de un análisis competitivo, hacemos referencia al procedimiento mediante el cual puedes identificar a las empresas que representan tu competencia. No sólo eso, sino que también podrás reconocer las fortalezas y debilidades de estas compañías con relación a productos, distribución, logística y estrategias de marketing, por mencionar algunas.

Como puedes ver, ¡un instrumento realmente útil para administrar negocios con Excel! Ahora bien, al ofrecerte estos recursos gratuitos, no basta con poseerlos, también debes saber la mejor forma de utilizarlos.

Al descargar este valioso recurso para administrar negocios con Excel, encontrarás 3 plantillas, que están distribuidas de la siguiente forma:

1. General (competencia)

Aquí encontrarás el primer ejemplo de lo que será tu análisis competitivo. Así que debes incluir en él todo tipo de información, tanto general como específica, de tu competencia.

Y, por supuesto, sin pasar por alto aquellos aspectos en los cuales eres más fuerte que tus competidores. Así sabrás dónde estás ubicado en el mercado, con relación a ellos.

 

2. Tú vs. competidor

En esta planilla, abarcas una serie de preguntas que debes hacer, simulando una comparativa, entre tu competencia y tú. Las preguntas deben plantearse, considerando las características importantes de cada uno.

Eso sí, las respuestas deben poder ser respondidas en forma de sí o no y agregar, además, una explicación adicional.

3. Múltiples competidores

Aquí deberás marcar con un check o con una x, el cuadro comparativo general que está en la planilla, entre tus múltiples empresas competidoras y tu emprendimiento.

Ya con esta información estás más que preparado para hacer un análisis competitivo a la altura y poder administrar negocios con Excel de la mejor forma posible.

Descarga nuestros ejemplos de análisis de competencia en Excel aquí

análisis de competencia

Formato de cotización en Excel

El formato de cotización es una buena opción si pretendes usar Excel para empresas, pequeños negocios, o tiendas de ventas al mayor. Gracias a esta plantilla, podrás asegurarte de que tus clientes tengan sobre la mesa lo atractivo de tus ofertas, sin importar si se trata de bienes o servicios.

La idea del formato de cotización es que incluyas en la plantilla, tanto los detalles del producto y/o servicio en cuestión como el costo del mismo. Así, evitarás cualquier tipo de inconveniente con tus clientes y llevarás un mejor control sobre las actividades de tu empresa.

Lo importante al administrar negocios con Excel es asegurarse de recopilar toda la información que procesa el programa; así que, para tener una buena cotización, te recomendamos que elabores la estructura de costos antes de determinar el precio de lo que vendes.

El conocimiento es poder, y en términos de negocios, el conocimiento determina que un negocio sea exitoso o no.

Descarga nuestro Formato de cotización en Excel aquí

Formato de cotización de Crehana

Fuente: Crehana

Plantillas de organigramas en Excel

Las ventajas del programa de Microsoft para los emprendimientos no se limitan al procesamiento de datos para hacer cuentas matemáticas. Para administrar negocios con Excel, necesitas tener un control amplio tanto de los recursos como de la organización, es ahí donde saber cómo hacer un organigrama entra en juego.

Este recurso es indispensable para mantener la organización de cualquier empresa ya que, para conocer cómo se administra un negocio, primero tienes que aprender cómo organizarlo. Un organigrama te permite tener el control sobre los recursos humanos, ubicando a todos tus colaboradores en los diferentes niveles de la empresa

El uso de este recurso te asegura el correcto funcionamiento de tu empresa, así que, si quieres llevar la administración de un negocio, tendrás que dedicarle tiempo a poner todo en orden.

Descarga nuestras Plantillas de organigramas en Excel aquí

plantillas de organigrama

Calculadora de precio de venta: Plantilla completa en Excel

Al momento de administrar negocios con Excel, no hay nada mejor que tener a la mano todos los recursos esenciales para resolver cualquier clase de operación. Y eso es justo lo que te ofrece este recurso gratuito: una calculadora en la cual puedes conocer el precio de un producto.

Esta calculadora es justo lo que promete ser y más. Es decir, se trata de una herramienta con la cual podrás tener acceso a los siguientes beneficios:

  • Calculadora de precio de venta por hora: perfecta para quienes trabajen de forma independiente, como por ejemplo los freelancers o asesores que pueden cobrar en función de la hora trabajada.

  • Calculadora de precio de venta por proyectos: también funciona para los trabajadores freelancers y aquellos que cobran en función de los proyectos realizados.

  • Calculadora de precio de venta por competencia: sirve para tener de referencia los precios de tus competidores, así sabrás cuándo incrementar o reducir el margen.

  • Calculadora de precio de venta según los clientes: puedes fijar los precios de tus artículos y/o servicios, en función de lo que los clientes quieran pagar. Especialmente útil en cuanto al tema de fidelización de usuario.

  • Calculadora de precio de venta por lanzamiento: ideal para aplicarla en una estrategia de lanzamiento, donde podrás aumentar el precio de tu producto de forma paulatina.

  • Calculadora de precio de venta por costo más margen: la mejor opción para establecer el valor de tus utilidades.

  • Calculadora de precio de venta para productos premium: especialmente útil para tenerla en cuenta dentro del mundo de la moda, los bienes costosos y la tecnología. 

  • Calculadora de precio de venta para productos freemium: podrás evaluar mejor tu estrategia freemium, en donde primero ofreces al cliente la versión más básica del artículo, con la idea de que el cliente adquiere el formato premium a futuro.

No hay mucha ciencia al momento de utilizar estas calculadoras para administrar negocios con Excel. Eso sí, debes evaluar la divisa de los fondos monetarios, ya que está establecida en dólares estadounidense, por defecto.

Descarga nuestra Calculadora de precio de venta: Plantilla completa en Excel aquí

calculadora de precio de venta

Formato de cronograma

Si en el punto anterior te explicamos cómo usar Excel para administrar todo lo relacionado a los recursos humanos, en este apartado te daremos luces sobre cómo administrar el tiempo con un enfoque de Excel para negocios.

Saber cómo se administra un negocio es dominar el cumplimiento de todas las tareas pendientes, cómo delegar responsabilidades, hacer seguimiento de actividades, y cumplir con las deadlines para la entrega o finalización de proyectos.

Este cronograma para administrar negocios con Excel está pensado para la administración de empresas con cierto nivel de complejidad, aunque vale la pena utilizarlo para entender cómo gestionar una tienda común, por ejemplo.

Esta herramienta es básica para la elaboración de un plan de trabajo, el cual, según el portal Medium, ayuda a "que tu organización luzca preparada y fortalecida". Por lo que este formato de cronograma permite que puedas tener control para chequear que todo se realice en los tiempos y de la manera adecuada.

Descarga nuestra Plantilla de cronograma para un proyecto aquí

formato de cronograma

Fuente: Crehana

Plantilla de Estado de Resultados

Si deseas administrar negocios con Excel, es indispensable contar con un formato de estado de resultados. Al saber cómo llevar la contabilidad en Excel, verás que la plantilla de estado de resultados simplifica el trabajo al generar un balance de ganancias y pérdidas de un emprendimiento.

Establecer si tu emprendimiento o negocio es rentable, depende totalmente de tener un reporte financiero en el cual quede explícito todo lo que sucede. 

El formato que hemos diseñado para tu comodidad, te permite evaluar el desempeño de la empresa año por año y determinar cuáles han sido sus logros. Y lo bueno de este formato para administrar negocios con Excel, es que el programa te permite realizar las operaciones de forma automatizada.

Descarga nuestra Plantilla de Estado de Resultados aquí

Plantilla de estado de resultados de Crehana

Fuente: Crehana

Formato de prospección de clientes en Excel

Hacer un seguimiento de clientes no sólo es indispensable para la administración de un negocio, sino que, a nivel de formatos, es una de las plantillas de Excel para empresas más útiles.

Como reza el dicho, "lo que no se muestra no se vende", la mejor manera de mostrar nuestros productos (aparte de los recursos de publicidad) es contar con un registro sistematizado de clientes, o posibles clientes, a quienes estaremos ofreciendo periódicamente lo que vendemos.

Poseer una cartera de clientes es importante, sin importar el tamaño de la empresa, así que te recomendamos descargar de manera gratuita este formato de seguimiento de clientes para administrar negocios con Excel.

Esta plantilla de Excel para negocios cuenta con celdas para que ingreses datos de contacto, canales de comunicación, fechas para comunicarse con el posible cliente, y una sección de notas para describir las particularidades del contacto. 

Descarga nuestro Formato de prospección de clientes en Excel aquí

prospección de clientes

Flujo de caja: Ejemplo para completar en Excel

No puede haber una lista de recursos para administrar negocios con Excel sin hablar acerca del flujo de caja. ¿No sabes qué es el flujo de caja ni para qué puede servirte? No te preocupes, te lo explicamos de la mano de expertos.

La profesora Elaine King, del curso online de Finanzas para emprendedores lo explica con mucha claridad: "El flujo de caja determina la salud de tu empresa, pues permite obtener la acumulación neta de tus activos líquidos durante un periodo de tiempo. Si el resultado es negativo, significa que tu empresa no puede hacer frente a sus deudas".

Una de las grandes ventajas de esta función para medir el grado de liquidez de una compañía es que te permitirá pensar en tomar decisiones trascendentales para administrar negocios con Excel, como por ejemplo:

  • La solicitud de crédito para tu empresa.

  • La inversión de capital en alguna otra entidad financiera o una empresa.

  • El pago de las deudas en el día pactado.

¿Qué encontrarás al descargar este instrumento de flujo de caja? Vendrá una plantilla de Excel con un ejemplo de lo que es flujo de caja y los componentes más importantes:

  • Efectivo en el banco: el flujo de dinero en efectivo que se encuentra disponible en el banco. Ojo, el disponible en la cuenta de tu empresa, no en tu cuenta particular.

  • Flujo de caja operativo: básicamente, los ingresos y salidas de efectivos, asociados con las operaciones principales de la compañía.

  • Flujo de caja financiera: los flujos de caja asociados con el financiamiento de la compañía.

Mantener el flujo de caja es tan importante para un negocio que, como bien revela el medio Forbes, ha sido "uno de los retos más importantes para las empresas durante la pandemia".

Si quieres administrar negocios con Excel, una excelente forma de consolidarte es estar atento al flujo de datos. Y si puedes obtener una plantilla gratis para que te simplifique el trabajo, ¿por qué no hacerlo?

Descarga nuestro Flujo de caja: Ejemplo para completar en Excel aquí

flujo de caja

Formato de check list en Excel

Esta plantilla es fundamental para conseguir administrar negocios con Excel, principalmente porque se encarga de optimizar las funciones de dirección de una empresa.

Podríamos decir que esta es una de las plantillas de Excel para administración de empresas que debe estar dentro de tu once ideal para salir al campo de juego (si se nos permite la expresión futbolera). Con la aplicación de este recurso, podrás monitorear el porcentaje de actividades y proyectos completados dentro de tu estrategia de negocios, lo cual se traduce en un amplio control sobre la productividad.

Eso sí, te recomendamos que, antes de utilizar el formato de checklist, organices una lista de las actividades que te gustaría monitorear.

Toma nota para que no solo puedas administrar negocios con Excel sino que lo hagas de manera eficiente, ahorrando la mayor cantidad de recursos y de tiempo posible.

Descarga nuestro Formato de check list en Excel aquí

Checklist de Crehana

Fuente: Crehana

Formato de Reporte de Ventas diarias

El reporte de ventas diario es un formato de control para una empresa de cualquier tipo, con el que podrás llevar un registro pormenorizado de todas las ventas. Toda la información registrada en el reporte de ventas diario, te va a servir para posteriormente sacar el balance de ganancias y pérdidas, así como para llevar un control de inventario exacto

Si no sabes cómo controlar las ventas diarias, no tienes nada de qué preocuparte. Esta plantilla para administrar negocios con Excel se encarga de automatizar todas las cuentas, sólo debes introducir los datos de las ventas que realice tu negocio.

Estas son algunas de las razones por las que te recomendamos descargar esta plantilla gratuita: 

  • Podrás evaluar el desempeño de tu negocio día a día, además de llevar un registro de datos para realizar un análisis temporal más extenso.

  • Determinando el volumen de tus ventas podrás realizar proyecciones relacionadas a la productividad y rentabilidad de tu negocio.

  • Con los datos del registro, podrás hacer un análisis sobre el funcionamiento de tu estrategia para el funnel de ventas, e implementar los cambios que sean necesarios,a partir de ellos.

Como puedes ver, administrar negocios con Excel tiene innumerables ventajas para el crecimiento de tu emprendimiento. Y el formato que te presentamos es gratuito, así que ¿qué esperas para aplicar esta herramienta?

Descarga nuestro Formato de Reporte de Ventas diarias aquí

Reporte de ventas diarias con Crehana

Fuente: Crehana

Plantillas de Excel para Gastos Diarios

Al igual que con el reporte de ventas, hacer cuentas en Excel te permitirá tener un análisis detallado de los gastos de tu negocio.

La administración eficiente no se trata sólo de saber cómo controlar las ventas de un negocio, sino de optimizar al máximo los recursos evitando cualquier tipo de gasto innecesario.

Esta plantilla para administrar negocios con Excel te ayudará también a llevar un registro detallado, y al día, de los pagos que haces a tus proveedores, además de ser un respaldo para que te entiendas con los balances presentados por tu contador.

Determinar cómo se están manejando los recursos es primordial para una empresa que desee crecer. No hay nada más productivo para un negocio que llevar un firme control de todo lo que sucede.

Descarga nuestras Plantillas de Excel para Gastos Diarios aquí

plantilla de gastos diarios

Inventario de productos en Excel

La gestión o administración de inventarios es una de las tareas básicas de la contabilidad y administración de un negocio. Si aún estás descubriendo cómo llevar la contabilidad de una empresa pequeña en Excel, esta herramienta te permitirá avanzar en tus objetivos.

Llevar el control de inventario es indispensable para saber si tu empresa está generando ganancias, o si se está descapitalizando. En la administración de un negocio, también te permite determinar con precisión si tu stock se está quedando en números rojos, lo cual podría afectar tu capacidad de venta.

Entender cómo se mueve tu inventario también ayuda a descubrir cuáles son los productos que se venden más, y cuáles son los que tienen poca salida, en función de ese conocimiento puedes optimizar la administración de tu negocio.

Con esta plantilla para administrar negocios con Excel, podrás determinar cuál es el capital que tienes invertido en productos o mercancía. Como con todo en la vida, es importante que sepas con qué puedes contar.

Descarga nuestra Plantilla inventario de productos en Excel aquí

Gestión de inventarios con Crehana

Fuente: Crehana

Plantilla de corte de caja en Excel

¿Has escuchado hablar de lo que es un corte de caja? Si quieres aprender a administrar negocios en Excel, debes conocer y dominar este instrumento. 

El corte de caja, también conocido como control de caja, es una herramienta fundamental en cualquier emprendimiento. Con este formato, tendrás la posibilidad de hacer lo siguiente:

  • Llevar un registro de las transacciones financieras realizadas por tu compañía. Es decir, que cuentas con mayor facilidad para acceder a la información en la caja registradora.

  • Evalúas las cifras diarias de tu negocio mucho más rápidamente. Por lo que sabrás si fue un mes con más ganancias que pérdidas o viceversa.

¿Nunca has hecho un corte de caja en Excel? No te preocupes, que para eso estamos nosotros: para simplificar tus malestares diarios.

Por un lado, te dejamos la Plantilla de corte de caja en Excel en el enlace que está justo debajo, mientras que por el otro, te dejamos el procedimiento completo acerca de cómo hacer un corte de caja en Excel. Dos por el precio de uno (o en este caso por el precio de nada, porque todo es gratuito).

Descarga nuestra Plantilla de corte de caja en Excel aquí

plantilla de corte de caja

Plantilla de caja diaria en Excel

Continuamos con la caja (porque estás de acuerdo en que es un elemento fundamental de cualquier negocio, ¿no?). Si quieres aprender cómo administrar negocios con Excel, esta plantilla de caja diaria te viene de perlas.

Con esta herramienta, podrás llevar un control férreo de la caja chica: estarás atento a tus ingresos y egresos diarios, lo que te permitirá tener las cuentas claras de tu empresa.

La base para que todo negocio prospere es supervisar y regular la contabilidad de tu negocio. Si no realizas este ejercicio, es muy probable que obtengas ingresos insuficientes o algún incumplimiento en los gastos que derivarán en un impacto altamente negativo para tu compañía.

El flujo contable de tu negocio debe ser administrado de la mejor forma posible. Si no realizas este cálculo a tiempo, es probable que tu emprendimiento colapse en poco tiempo. ¡Alerta permanente!

Descarga nuestra Plantilla de caja diaria en Excel aquí

plantilla caja diaria excel

Fuente: Crehana

Como puedes haber visto a lo largo de este post sobre cómo administrar negocios en Excel, el futuro de tu negocio se puede perfilar como algo brillante, si llevas a cabo todos nuestros consejos para tener una administración de negocios eficiente. 

Desde calcular el porcentaje de intereses de un préstamo, hasta definir la tabla de ingresos y egresos de una empresa, nuestras plantillas te permiten administrar un negocio con Excel de una manera ordenada y sencilla

Esperamos que todo este material para administrar negocios en Excel sea de provecho para el beneficio económico de tu empresa o emprendimiento. Y si quieres aprender más al respecto acerca de cómo dirigir tu compañía de la mejor forma posible, inscríbete en nuestros cursos de emprendimiento y negocios online, para dominar esta gran herramienta que Microsoft pone a tu disposición e impulsar tu empresa a la cima.

¡Sigamos aprendiendo juntos!

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