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Usa una agenda de actividades diarias y tendrás tiempo de sobra

Usa una agenda de actividades diarias y tendrás tiempo de sobra

Última actualización 4 de Agosto del 2021Tiempo de lectura: 7 min.

Flor Medina

¿Sientes que el tiempo se te pasa volando? Usando una agenda de actividades diarias, podrás organizarte mucho mejor y cumplir con todos tus pendientes para no decepcionar a tu jefe y a tus colegas. 

Tus jornadas laborales serán mucho más fáciles de sobrellevar si tienes un formato de agenda de actividades diarias en el cual puedas planificar con anticipación las tareas que tienes que cumplir y optimizar la administración de tu tiempo.

En la siguiente nota te explicaremos todos los beneficios de usar una agenda de actividades diarias y también podrás encontrar una serie de herramientas de organización que podrás descargar gratis. 

¿Necesitas una agenda de actividades diarias urgentemente? Puedes dirigirte al punto número 5 de esta nota para acceder a recursos gratuitos que te ayudarán a planificar tu día a día. 

¿Qué es una agenda de actividades diarias?

Si a veces sientes que te falta tiempo para cumplir con todos tus pendientes o que, por el contrario, le dedicas tantas horas al trabajo que no tienes tiempo para descansar, eso indica que necesitas urgentemente una agenda de actividades diarias.

Esta herramienta de organización te permitirá tener una lista de todas las actividades que tienes por hacer y empezar a priorizarlas de acuerdo a su nivel de importancia. Así, podrás aliviar el estrés que produce la sobrecarga de trabajo.

Una agenda de actividades diarias puede ser un cuaderno en donde anotas todos los eventos importantes, precisando la fecha y la hora que se deben llevar a cabo. Asimismo, también puedes usar distintas plataformas digitales o softwares de computadora. Por ejemplo, puedes hacer una agenda de trabajo en Excel siguiendo unos simples pasos.

Dentro de tu agenda de actividades diarias no solamente debe haber información relacionada al trabajo. También puedes usarla para organizar las tareas del hogar, programar viajes familiares, anotar otros compromisos importantes y muchas cosas más. 

Si deseas conocer más sobre las ventajas de usar una agenda de actividades diarias, te invitamos a seguir leyendo esta nota. Además, encontrarás algunas herramientas de gestión del tiempo que podrás descargar gratis.

agenda de actividades diariasFuente: Canva

¿Cuáles son los beneficios de usar una agenda de actividades diarias?

Tener una agenda de actividades diarias es una excelente alternativa si deseas incrementar tu productividad. Esta herramienta te puede ayudar de diferentes maneras. 

Según el portal Psychology Today, que trata temas relacionados a la rama de la psicología, existen 6 poderosas razones por las que deberías usar una agenda de actividades diarias de inmediato. 

1. Ayuda a gestionar mejor tu tiempo

Si constantemente sientes que te falta el tiempo para cumplir con todas tus labores, eso quiere decir que no sabes cómo administrar correctamente tus horarios. Al elaborar una agenda de actividades diarias, podrás programar cada evento, cita, recado o tarea que debas realizar. 

Además, en este organizador diario también podrás establecer fechas de vencimiento y plazos específicos para hacer tus entregas con puntualidad y tener tiempo libre para disfrutar con tu familia o amigos.

2. Mejora tu productividad

Ya sea en el ámbito personal o profesional, la productividad es un factor muy importante. Al usar una agenda de actividades diarias, podrás programar un tiempo destinado para hacer la limpieza de tu casa o para llevar a cabo ese proyecto que tanto querías. Al tener una mejor organización, podrás hacer muchas más cosas de las que hacías anteriormente. 

3. Ayudan a aliviar el estrés 

Cuando tienes demasiadas cosas por hacer, puedes empezar a sentirte abrumado y desencadenar en un episodio de estrés. No obstante, al tener un modelo de agenda de actividades diarias, dejarás de tener problemas de falta de tiempo. Asimismo, podrás reducir la ansiedad que causa la sensación de preocupación de pasar algo por alto o no cumplir con las tareas en el tiempo establecido. 

 

4. Beneficia a tu salud

Recuerda que en esta agenda de actividades diarias puedes incluir información personal, como tu dieta y la cantidad de ejercicio que realizas, para que puedas tomar una mayor consciencia sobre el estilo de vida que llevas. Asimismo, podrás programar citas regulares con el médico o el dentista y así no descuidaras tu salud. 

5. Planificar tiempo para actividades recreativas

Al estar siempre al pendiente de tus obligaciones con el trabajo, dejas de lado el tiempo libre que puedes destinar para disfrutar en familia o para practicar algún pasatiempo que te guste. Sin embargo, cuando usas una agenda de actividades diarias, podrás planificar con antelación aquellas actividades de ocio que son placenteras para ti. 

6. El lugar perfecto para llevar un registro de lo que haces

Para sacar el máximo provecho a tu agenda de actividades diarias, puedes realizar un seguimiento de todas tus citas, planificar tareas y hacer anotaciones de último momento. Como cuando tienes que cancelar una reunión por una emergencia y reprogramarla para después. 

beneficios de usar una agenda de actividades diariasFuente: Canva

¿Cómo usar una agenda de actividades diarias?

Usar una agenda de actividades diarias es muy fácil. Es como crear tu propio calendario y empezar a llenarlo con toda la información sobre tu rutina diaria. Si quieres saber cómo aprovechar esta herramienta para mejorar tu productividad, aquí te dejamos algunos tips:

1. Anota todo lo que puedas

¿Sabías que es más fácil recordar lo que escribes que lo que lees? Es por eso que debes tomarte un tiempo para anotar todas tus reuniones, actividades y objetivos. Ninguna tarea es demasiado pequeña. Lo ideal sería que cada noche, antes de dormir, tengas tu agenda de actividades diarias a la mano y empieces a planificar lo que vas a hacer al día siguiente. 

2. Revísalo todos los días

El mismo nombre lo dice, agenda de actividades diarias, es por eso que tienes que revisarla todos los días sin excepción. Sino, ¿cómo vas a saber cuáles son tus responsabilidades? Ya sea que la tengas en formato digital o físico, es importante que siempre tengas tu agenda al alcance para que puedas darle un vistazo cada vez que lo necesites.  

 

3. Incluye el tiempo aproximado de cada actividad

Para tener el tiempo suficiente de hacer todo lo que tienes en mente, no solo basta con anotar una lista de actividades en tu agenda. Te recomendamos incluir el tiempo aproximado que te tomará realizar cada tarea, así podrás evitar la sobrecarga de trabajo y el riesgo de tener un episodio de estrés o burnout. 

4. Apunta todo en un solo lugar

Algunas personas suelen tener muchas agendas de actividades diarias a la vez, una para el trabajo, otra para la universidad, otra para sus asuntos personales, etc. No obstante, la mejor opción es tener toda la información en un solo lugar. Así evitarás que algún compromiso o tarea pueda interferir con otra. Además, usar varias agendas al mismo tiempo puede resultar muy complicado. 

5. Diviértete al usar tu agenda

No permitas que llenar una agenda de actividades diarias se convierta en algo aburrido y pesado. Incluye frases inspiradoras, curiosidades, anota las películas que quieres ver o los libros que quieres comprar. ¡Convierte tu agenda en tu mejor aliado para sobrevivir a la rutina!

agenda de actividades diariasFuente: Canva

¿Por qué es importante tener una rutina diaria?

Tener el hábito de usar una agenda de actividades diarias puede ayudarte a desarrollar una rutina saludable e incrementar tu productividad. Jaume Casas, docente del curso online El poder de crear hábitos, sostiene que la rutina de una persona es lo que va a definir cómo va a ser su día, si es que va a colocarse en una fase reactiva o activa. 

Casas sugiere que dentro de tu rutina diaria debes incluir la elaboración de una lista de prioridades, en la cual indiques cuáles son las cosas más importantes que tienes que hacer en el día. 

Asimismo, Jaume Casas también recomienda tener el hábito de hacer una lista de agradecimiento por las cosas que tienes, por las personas que te rodean y por los buenos momentos que pasaste en tu vida. 

Como consecuencia de incorporar estas prácticas en tu rutina diaria, lograrás tener un estado emocional y un equilibrio que te dará la motivación necesaria para ser más productivo y empezar el siguiente día con mucha más energía

Si deseas emplear tu agenda de actividades diarias para desarrollar hábitos saludables que te ayuden a llevar un mejor estilo de vida, a continuación te mostraremos 4 dimensiones en las cuales, según Jaume Casas, deberías empezar a trabajar para crear una rutina:

  1. Dimensión mental o intelectual: ¿qué cantidad de tiempo dedicas para leer un libro o para aprender una nueva habilidad? 
  2. Dimensión social: ¿pasas suficiente tiempo de calidad con tu familia y tus amistades? 
  3. Dimensión espiritual: ¿dedicas parte de tu tiempo a reflexionar sobre tus valores o tu propósito de vida? ¿Te sientes conectado con estos? 
  4. Dimensión física: ¿tienes tiempo suficiente para practicar algún deporte o hacer otra actividad física? ¿Te alimentas correctamente? 

¡Conviértete en el piloto de tu propia vida! Empieza a planificar tus actividades diarias y ten un mayor control para decidir cómo quieres gastar tu tiempo. Recuerda que, si bien el trabajo es muy importante, no debes descuidar los demás aspectos de tu vida, sobre todo, la salud mental. 

Por qué es importante tener una rutina diariaFuente: Canva

Bonus: Herramientas para organizar tus actividades diarias

¿No sabes cómo hacer una agenda de actividades diarias? ¡No te preocupes! Aquí te compartimos algunas herramientas de organización para que puedas empezar a planificar todas tus tareas y reuniones. ¡Además son gratis! 

1. Cronograma de actividades personales

¡Deja de posponer aquellos proyectos o actividades que siempre quisiste hacer! Con este cronograma de actividades personales, podrás tener una eficiente gestión de tus horarios y evitar que tus responsabilidades laborales se crucen con tus tiempos de ocio. 

Este cronograma de actividades personales posee una estructura de diagrama de Gantt y es muy fácil de usar. Solo tienes que agregar el nombre de la tarea en la columna que dice Actividades y colorear las casillas que se encuentran al lado derecho para indicar el tiempo aproximado que te tomará realizar cada actividad. 

¡Descarga el cronograma de actividades personales haciendo clic!

Cronograma de actividades personales

2. Plantilla de calendario semanal 2021 en Excel

¡Cumple con todas tus obligaciones a tiempo! Descarga este calendario semanal en el cual podrás hacer una lista detallada de todas las actividades o tareas que tienes pendiente y establece una fecha límite para terminarlas. 

Esta plantilla de calendario semanal está disponible en formato Excel, por lo que podrás usarla con facilidad y hacer las modificaciones necesarias para que se acomode a tus necesidades. Además, cuenta con un espacio para hacer anotaciones de aquellas cosas importantes que no puedes olvidar. 

¡Descarga la plantilla de calendario semanal en Excel haciendo clic!

Plantilla de calendario semanal

3. Formato de agenda de contactos en Excel

¡Organiza la información de todos tus contactos en un solo lugar! Usando este formato de agenda en Excel, podrás llevar un registro de los datos personales de tus compañeros de trabajo, clientes, proveedores, etc. 

En este formato de agenda de contactos en Excel podrás agregar información sobre el cargo que desempeña cada uno de tus contactos y la empresa en donde trabajan. Asimismo, también podrás incluir otros datos básicos como la dirección, el número de contacto y el correo electrónico. 

¡Descarga este formato de agenda de contactos en Excel haciendo clic!

Formato de agenda de contactos

Existen muchos hábitos que pueden ayudarte a convertirte en una persona más productiva y eficiente en lo que haces. Tener una agenda de actividades diarias es un excelente primer paso para empezar a ordenar tu rutina de todos los días. 

Si deseas mejorar tu rendimiento tanto en el trabajo como en la ejecución de tus proyectos personales, te recomendamos darle un vistazo a nuestro catálogo de cursos online de Productividad y software. ¡Estamos seguros de que encontrarás la información que necesitas. 

¡Deja de procrastinar y empieza a organizar tu agenda de actividades! ¡Nos vemos en el siguiente post! 

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