¿Cómo hacer una política de privacidad para tu sitio web y no cometer errores?

Millones de personas se encuentran todos los días con distintas políticas de privacidad, pero, en la mayoría de los casos, lo ignoran y hasta desconocen qué es una política de privacidad. Sin embargo, dicha situación se puede revertir luego de leer este artículo.

A pesar de que muchos usuarios de Internet se atemorizan al escucharlo, todos los sitios web están obligados a diseñar su propio formulario de políticas de privacidad porque guardan datos de sus visitantes.

En algunos casos la información es muy limitada y sencilla, pero en otros, como ocurre con las redes sociales, la plataforma solicita acceder a tu nombre, fecha de cumpleaños y edad, entre otras características de tu personalidad. 

Entonces, para regular cómo obtienen los datos, qué hacen con ellos y quiénes tienen acceso, desde el sitio más pequeño hasta la plataforma más grande, todos deben saber cómo hacer una política de privacidad.

¿Y si quieres lograrlo pero no sabes cómo? ¡No te preocupes! En este artículo resolveremos tus dudas sobre las políticas de privacidad de un sitio web y te enseñaremos, paso a paso, qué es lo que debería tener esta sección legal.

¡Comencemos!

¿Qué es una política de privacidad? 

Lo primero que debes hacer antes de intentar crearla, es investigar, estudiar y definir qué es una política de privacidad y cuál es su vínculo con todos los sitios web del mundo. 

La política de privacidad de un sitio web es un documento legal que informa, con transparencia, la manera en la que se manejan los datos del usuario dentro de una página. 

Por otro lado, también debes saber que lo que se busca con una política de privacidad es mejorar la experiencia de tus usuarios para que estos naveguen con tranquilidad y no tengan miedo a sufrir un robo de información. 

¿Y qué es lo que necesitas para acceder a las políticas de seguridad de una página web? ¡Simple! En un principio, prestar atención a la pequeña casilla que aparece disponible cada vez que te registras en un sitio web. 

Si bien muchas personas la aceptan sin mirar, esta parte del formulario corresponde a las políticas de privacidad y, quienes deseen saber cómo cuidarán su información, deberían leerla en detalle. 

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Política de privacidad vs. Términos y condiciones

En el punto anterior ha quedado en claro que la política de privacidad de un sitio web está relacionada al tratamiento que se le hace a los datos de los usuarios, por eso, ahora deberás comprender cuál es su diferencia con los “términos y condiciones”.

A pesar de que muchas personas piensan que son definiciones similares, sucede todo lo contrario. Los términos y condiciones son distintos a las políticas de privacidad porque detallan las condiciones relacionadas a la prestación de servicios. 

Por ejemplo, en los términos y condiciones de Crehana, informamos sobre la disponibilidad de nuestros contenidos, el acceso y utilización de nuestro sitio web, la responsabilidad por contraseñas, los productos y membresías, entre otros.

¡Excelente! Ya tienes claro el concepto general de la política de privacidad de un sitio web y en qué se diferencia con los términos y condiciones. Ahora es el momento del siguiente paso: descubrir su importancia.

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¿Por qué son importantes las políticas de privacidad de un sitio web? 

Para entender su relevancia, primero hay que tener en claro que una política de privacidad no es la misma en todos los sitios web. Es decir, las normas y sanciones varían según el país de referencia. 

De todas formas, más allá de que las políticas de privacidad de datos no tengan el mismo contenido en Perú que en Colombia, por ejemplo, la importancia de su aplicación también se debe a factores internacionales. 

Por lo tanto, si te encuentras en pleno aprendizaje sobre cómo hacer una política de privacidad, ten en cuenta que su aplicación es la clave para: 

• Fortalecer el vínculo entre la plataforma y el usuario. 
• Mantener claridad a la hora de mencionar qué tipo de información se almacenará. 
• Evitar que los datos de los usuarios circulen por Internet sin ningún tipo de protección. 
• Dejar en claro todos los accesos que tendrá un sitio web antes del ingreso de los usuarios, para evitar futuros inconvenientes. 
• Facilitar y mejorar la experiencia del usuario dentro de la plataforma. 

De todas formas, si quieres acceder a los beneficios de tu política de privacidad y evitar vacíos, también deberás considerar algunos puntos que te mostramos a continuación.

¿Qué debes incluir en una política de privacidad? 

Para que la política de privacidad de un sitio web esté lo suficientemente clara y detallada, deberás hacer un listado y dividirla en secciones. ¡Es la mejor alternativa para no olvidarse de nada al momento de diseñar! 

Por lo tanto, en líneas generales, un buen ejemplo de la política de privacidad deberá estar conformado por: 

• Datos de contacto - Aquí colocaremos datos de los responsables del dominio. Incluye razones sociales, números telefónicos o correos electrónicos, entre otros.
• Información a recopilar - Una buena política de privacidad tiene que ser lo más transparente posible. Por ello, deberás informarle a los usuarios qué tipo de información es la que piensas recopilar.
• Detalles sobre las formas de utilizar la información - En este apartado debemos ser específicos con el uso que le haremos a los datos de los usuarios (estadísticas, mailings, mejora de experiencia, entre otros).
• Política de cookies - Las cookies son archivos informáticos que se envían a través de los sitios web almacenados en nuestro navegador y son perfectos para mostrar la publicidad en Internet. Deberás ser claro en este punto y dejarle la potestad al usuario en decidir si acepta o no tus condiciones. 
• Cesión o transmisión - En este punto de tu política de privacidad para un sitio web, explicarás si es que compartes los datos de los usuarios a terceros y, sobre todo, el motivo por el que lo haces. ¡Recuerda ser extremadamente cuidadoso y claro al comunicar!
• Responsabilidades del usuario - Al considerar esta sección deberás tener una cultura corporativa definida debido a que se explica el comportamiento que deberá tener el usuario al usar tu plataforma.
• Comunicar los derechos ARCO del usuario - Siempre se deberá especificar que los usuarios podrán acceder, rectificar, oponerse y cancelar sus datos personales.

Y, una vez que hayas terminado de incluir todo lo mencionado, para seguir trabajando en el diseño de una política de privacidad para un sitio web, lo mejor es cumplir con los siguientes tips:

1. Intenta crear una política de privacidad única 

En Internet puedes encontrar un sinnúmero de plantillas de políticas de privacidad, que pueden servir como una gran fuente de inspiración pero que nunca deben ser copiadas con exactitud. 

Por lo tanto, cuando piensas que poner en tu política de privacidad, siempre debes marcar prioridad a las ideas originales, que conviertan tu trabajo en un documento único. 

Entonces, en este paso lo principal es que apliques todos los tips para hacer tu modelo de negocio. De esa forma podrás crear una buena política de privacidad y evitar caer en el error de dejar vacíos legales, lo cual, a futuro, podría ser perjudicial para tu marca. 

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2. Conoce a tus usuarios y sus preocupaciones

A pesar de que los términos legales y los permisos son los verdaderos protagonistas, al aprender cómo hacer una política de privacidad siempre debes mantener el factor humano. 

Es decir que, ante la elaboración de un formulario de políticas de privacidad de un sitio web, es importante conocer a tus usuarios y las preocupaciones que podrían tener sobre la marca o la industria en general. 

Y al reconocer estas preocupaciones, podrás especificarlas en las políticas de privacidad de tu sitio web, como para que tus usuarios se sientan con la suficiente confianza como para navegar tranquilos. 

3. Busca ganar la confianza de los usuarios

A pesar de que las políticas de privacidad tienen la obligación de proteger tu información y “explicar si algunos datos pueden ser dejados en la computadora del usuario, tales como cookies”, según el medio de comunicación ComputerWeekly, también deben ganarse la confianza de los usuarios. 

Entonces, a la hora de trabajar con un generador de políticas de privacidad, no solo deberás prestar atención en su diseño, sino en cumplir con todo lo que el documento menciona. 

De lo contrario, no importa qué tan grande sea tu plataforma o empresa. Si los usuarios sospechan que su información está en peligro, se alejarán y difícilmente volverán a confiar. 

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4. Crea informes sobre los datos que has recopilado

La recopilación de información digital es un proceso muy delicado y, en algunos casos, polémico. Por lo tanto, además de cumplir con todo lo mencionado en tu política de privacidad, también debes hacer un informe. 

Por lo tanto, si documentas el procedimiento completo y dejas por escrito cómo has diseñado el formulario de tu política de privacidad, qué incluyes, qué haces con la información obtenida y cómo la cuidas, te mantendrás lejos de los posibles inconvenientes judiciales.

Y en el caso de que no sepas por dónde empezar, puedes aprender todo lo que necesitas en nuestro curso online de visualización y creación de informes interactivos.

5. Estudia las legislaciones que aplican en tu política de privacidad

Si cometes un error al momento de trabajar con un generador de políticas de privacidad, es probable que todo el trabajo haya sido en vano y que debas empezar desde cero. 

Por lo tanto, un paso muy importante es estudiar las legislaciones del país en las que te encuentras para elaborar una política de privacidad basada en tales leyes. ¡Así evitarás sanciones innecesarias!

Y por otro lado ten en cuenta que, si bien existen leyes de protección de datos a nivel general, también puede haber otras que sean únicas de un giro de negocio específico. 

6. Comprende cómo funcionan las políticas de privacidad de las redes sociales

Si bien cada red social tiene sus propias políticas de privacidad, dentro de tu documento puedes incluir una sección en la que especifiques el trato que le darás a los datos de los usuarios en tus redes sociales. 

Entonces, si te conviertes en un experto y sabes qué tipo de modificaciones ocurren cuando Facebook, Twitter o WhatsApp actualizan su política de privacidad, tu trabajo podrá ser de mayor calidad. 

En fin, ten en cuenta que las redes sociales cada vez son más elegidas al momento de avanzar con un proyecto y difundirlo, por lo tanto, no es mala idea aprender a utilizarlas con ayuda de nuestro diseño de redes sociales para corporaciones y negocios.

Ejemplos de política de privacidad

Si bien te comentamos que la política de privacidad para un blog o de un sitio web debe ser única, eso no es motivo para que no tomes como ejemplo a algunas de las empresas más grandes del mundo.

Por lo tanto, a continuación analizaremos algunas de las características de la política de privacidad de tres compañías internacionales con mucha repercusión: Uber, Google y Facebook. 

1. Uber

Uber tiene una política de privacidad ejemplo en su industria, la cual se caracteriza por ser extremadamente completa y bien estructurada, además de ser distinta en cada país. 

Y no hay dudas de que fue diseñada con mucho cuidado, ya que la aplicación debe acceder y proteger a: 

• La información del conductor. 
• Los datos de los pasajeros. 
• La ubicación en tiempo real de los conductores y pasajeros. 
• Las transferencias de dinero para pagar el servicio brindado. 

2. Google 

La política de privacidad de Google también puede servirte como un ejemplo de inspiración, ya que es una de las plataformas digitales con mayor circulación de datos en el mundo. 

Por lo tanto, al momento de analizar las características de la política de privacidad del buscador más popular, podrás saber que la empresa se compromete a: 

• Cuidar la información personal utilizada para registrarse en sus aplicaciones como Gmail, YouTube y Google Drive, entre otras. 
• Proteger los datos sobre tu ubicación y preferencias. 
• Mantener en completa privacidad tus contraseñas. 

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3. Facebook

Si bien Facebook lidera el ránking actual de las 15 redes sociales más usadas, a mediados de 2021 su creador, Mark Zuckerberg, tuvo grandes problemas por un mal manejo de datos e información de sus usuarios. 

Y esta situación, que demuestra la importancia de reforzar la seguridad a la hora de aprender cómo hacer una política de privacidad, también llevó a modificar el funcionamiento de la red social. 

Entonces, con su renovado formulario de políticas de privacidad, Facebook asegura: 

• Evitar que otros usuarios utilicen la información de tu perfil para beneficio propio. 
• Denegar el acceso a los datos de tu ubicación, preferencias e ingresos desde dispositivos nuevos a personas ajenas a la red social. 
• Respetar tu privacidad al momento de hacer pagos a través de Facebook o vincular tu cuenta con otras redes sociales. 

Y por último, si te preguntas por Crehana, debes saber que también tenemos una política de privacidad definida, en la que te puedes guiar a nivel de estructura, siempre y cuando se vea reflejada en las legislaciones correspondientes. 

Generadores de políticas de privacidad

A lo largo del artículo, hemos mencionado, en más de una ocasión, que usar generadores de políticas de privacidad es una estrategia perfecta para crear este tipo de documentos. 

Y si bien Digital Guide Ionos resalta que “no se debe confiar ciegamente en ellos” porque pueden olvidarse de completar algún paso importante, su aplicación agiliza el procedimiento y entrega resultados en formato de texto o como código HTML.

Entonces, si quieres saber cuáles son los mejores generadores de políticas de privacidad, a continuación mencionamos los tres más populares: 

1. Iubenda - Una de las plataformas más recomendadas para crear una política de privacidad de datos, con más de 90.000 clientes en más de 100 países.
2. PrivacyPolicies - Otro de los generadores de políticas de privacidad con alta demanda, que se adaptan fácilmente a los principales instrumentos legislativos de todo el mundo.
3. Shopify - Alternativa excelente para lograr un trabajo eficaz, al que se puede acceder mediante una prueba gratuita. 

Fuente: Pexels

Los temas legales pueden resultar un tanto tediosos para algunos, estos representan una parte importantísima en una marca y debes implementarlos si quieres alcanzar el éxito, sin inconvenientes de por medio. 

Además, elaborar una buena política de privacidad no solo le transmitirá tranquilidad a tus usuarios, sino también protegerá a tu empresa. 

Por último, si quieres aprender más sobre cómo proteger tu negocio en línea, te recomendamos nuestros cursos de ecommerce. ¡No te los pierdas! 

¡Éxitos!