Comunicación y trabajo en equipo: tips para mejorar los resultados de tu organización
Fernando Machuca - 18 Nov 22
Articulo
7 min.
La comunicación y el trabajo en equipo son dos áreas muy importantes para cualquier tipo de organización, especialmente, porque de ellas dependen los resultados en materia de desempeño, productividad y rentabilidad.
Con el auge del trabajo remoto, las empresas se enfrentan a nuevos desafíos en relación a comunicación y trabajo en equipo. Algunas de las preguntas que surgen son: ¿cómo mejorar la comunicación?, ¿cómo hacer que el equipo esté integrado y que los proyectos aporten resultados?
Para lograr que el trabajo en equipo y la comunicación efectiva sea una realidad en las organizaciones, se deben tener en cuenta muchas cosas. Por eso, en este nuevo artículo de Crehana, te comentaremos cuáles son las estrategias que puedes utilizar para mejorar la comunicación y la experiencia de trabajo en equipo dentro de tu empresa.
Mantén a tus equipos en sintonía con los objetivos
Uno de los errores más frecuentes de comunicación y trabajo en equipo dentro de las organizaciones, es no aclarar a los colaboradores cuáles son los objetivos que deben cumplir. Por eso, es importante diseñar estrategias para mantener a las personas en sintonía con el plan de trabajo.
Cuando los colaboradores saben cuáles son las metas y las estrategias a seguir, la comunicación y el trabajo en equipo fluye con mucha naturalidad.
Una buena práctica para mejorar la experiencia de trabajo en equipo es incorporar tecnología que permita medir en tiempo real si las personas están cumpliendo con las metas. Además, Eeste tipo de reporte es fundamental para el trabajo ágil.
Asimismo, los líderes deben trabajar en el feedback para darle a conocer a los integrantes de su equipo qué tareas están siendo más efectivas, cómo van con los tiempos para cada proyecto y cualquier otra información de valor.
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Fomenta el pensamiento crítico
¿Cómo generar nuevas ideas? ¿Cómo crear soluciones que sean creativas e innovadoras? ¿Cómo promover una comunicación más horizontal en los equipos de trabajo? Otro punto clave para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo es fomentar el pensamiento crítico.
Su puesta en práctica disminuye los problemas de comunicación y permite que haya más empatía entre las personas a la hora de intercambiar posturas y puntos de vista. La búsqueda de soluciones frente a situaciones muy complejas puede ser estresante si no se dominan habilidades como el pensamiento crítico.
Además, existen capacitaciones con las que se puede desarrollar el pensamiento crítico en equipos de trabajo, solo hay que saber elegir la plataforma adecuada para lograrlo.
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Utiliza herramientas digitales como aliados en la comunicación
Las herramientas digitales son excelentes aliados para fortalecer la comunicación y trabajo en equipo. Existen aplicaciones que permiten integrar más o menos otras distintas herramientas de trabajo de uso diario como el caso de Google Drive y Dropbox, entre otras.
Por lo tanto, al momento de buscar herramientas de comunicación y trabajo en equipo, es importante elegir una que no solo facilite el trabajo, sino que se pueda integrar dentro del ecosistema de tecnología de la empresa.
Para los equipos híbridos o para quienes trabajan remoto, las aplicaciones de trabajo colaborativo son un elemento que determina la productividad. Algunas de las herramientas digitales que recomendamos utilizar son Slack, Asana y Google Meet.
Promociona la creatividad
Si bien podría parecer que la creatividad no tiene mucho que ver con la comunicación y el trabajo en equipo, lo cierto es que es un elemento poderoso para mejorar los vínculos entre los colaboradores de una organización. ¿Por qué? Porque el pensamiento creativo y la resolución efectiva de problemas requiere del impulso de la creatividad.
Para lograr la promoción de la creatividad se pueden aplicar diferentes técnicas que sirven para generar equipos creativos. Las empresas necesitan cada vez más personas que se animen a formular ideas, por más arriesgadas que estas parezcan.
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Enfócate en la creación de equipos autónomos
¿Imaginas un equipo que sea autónomo, trabaje por objetivos, tenga liderazgo y una elevada motivación? ¿Acaso todo eso es posible? ¡Sí! Todas estas características hacen a los equipos autónomos, y su influencia en los resultados finales de los proyectos es enorme.
Lo más importante al hablar de cómo se puede fortalecer la comunicación y el trabajo en equipo, a través del concepto de equipos autónomos, es todo lo que hay por detrás en su construcción:
- Las personas están alineadas con los objetivos y están más comprometidas con las metas.
- Crece la productividad de las personas porque no sienten que las tareas y objetivos sean “una carga”, sino que son retos a los cuales les pueden hacer frente.
- Se potencian las habilidades de los colaboradores, especialmente el liderazgo, a través de cursos online.
Sigue leyendo para descubrir cuáles son los próximos consejos que ayudarán a que tus colaboradores mejoren sus niveles de comunicación y trabajo en equipo.
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Aplica la gamificación a la comunicación interna
Para salir de la rutina, y estimular la comunicación y trabajo en equipo, es posible utilizar algunas técnicas de gamificación. Por ejemplo, en el caso de las reuniones virtuales, los equipos podrían participar en juegos que los aliente a ser más creativos, con el propósito de favorecer la creación de vínculos entre ellos.
Además, existen juegos virtuales que pueden utilizarse para cubrir las necesidades internas de las compañías. ¿Has pensando en crear hábitos en tus equipos y no sabes cómo? La gamificación puede ser la respuesta, ¡tan solo hay que probarlo!
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Gestiona las reuniones virtuales de forma efectiva
Las reuniones virtuales pueden ser tediosas si son muy extensas, de hecho una hora de reunión puede ser mucho. Además, las videollamadas no siempre son necesarias y no por tener más reuniones significa que los equipos están más conectados.
De acuerdo con un estudio de Gartner, los colaboradores que trabajan de forma remota asisten, en promedio, a una reunión más al día que cuando estaban en la oficina.
En lugar de agendar más reuniones con las personas del equipo, se debe pensar en lo siguiente:
- ¿Cuán significativas son las reuniones que se han tenido hasta el momento?
- ¿Puede reemplazarse este encuentro con un correo electrónico?
- ¿Cuál canal es el más apropiado para enviar este mensaje?
Al pensar de esta manera, la optimización del tiempo se vuelve realidad y los equipos se vuelven más productivos porque aprovechan más los momentos de encuentro.
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Usa las newsletters corporativas para alinear a los equipos
Las famosas newsletters no han quedado en el pasado y son útiles para que los equipos trabajen de forma coordinada. Especialmente en las empresas medianas y grandes, a veces la información sobre lo que hace cada departamento puede que no llegue a todas las personas.
Por lo tanto, las newsletters son una excelente vía para centralizar las novedades de la empresa: la incorporación de un nuevo producto, el lanzamiento de una nueva página web, el agregado de más tecnología a la organización, la creación de nuevos equipos, la adopción de metodologías ágiles de trabajo, entre otras cuestiones.
En el mercado existen muchas herramientas de envíos masivos de emails, como Mailchimp o MailerLite, que se suelen utilizar principalmente para captar potenciales clientes o aumentar el ticket promedio de los clientes vigentes. Sin embargo, estas aplicaciones pueden emplearse para el fortalecimiento de la comunicación interna y, así, impulsar aún más la cultura organizacional y el sentido de pertenencia.
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Desarrolla una cultura de transparencia
Como se señala en el artículo de Forbes, la transparencia es la clave para tener equipos altamente motivados. ¿Cuál es el vínculo de la transparencia y la mejora en la comunicación y trabajo en equipo? Cuanta más transparencia se fomente al interior de la empresa, más fluida será la comunicación.
Para evitar el “teléfono descompuesto”, las organizaciones deben trabajar en este aspecto. Un ejemplo de falta de transparencia lo encontramos cuando no se brinda feedback sobre lo que se hizo mal.
De acuerdo con lo que se menciona en Forbes, la compensación y las evaluaciones de desempeño son temas que las empresas generalmente no comparten abiertamente por considerarlos como innecesarios. Sin embargo, la democratización de este tipo de información podría traer como consecuencia más productividad.
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Crea un plan de entrenamiento en liderazgo
De por sí, el entrenamiento es necesario para que los equipos se sientan más cómodos con sus tareas, puedan dar lo mejor de sí, potencien sus esfuerzos y lo mejor de cada uno y, por lo tanto, tengan una comunicación efectiva. Ahora bien, en todo esto, el liderazgo juega un papel destacable.
Claro que un líder de equipo precisa de habilidades de liderazgo para poder coordinar equipos, pero si lo que se busca es mejorar la comunicación y el trabajo en equipo, todas las personas de la organización tendrían que desarrollar esta habilidad.
La confianza y el liderazgo se traduce en que las personas dejan de tener miedo a hacer cuestionamientos (en términos de críticas constructivas que permitan hallar oportunidades de mejora) y son más resolutivas frente a los problemas que se van presentando.
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Usa diferentes canales para optimizar la comunicación
Para tener equipos de alto rendimiento hace falta que la comunicación dentro de la organización sea lo más efectiva posible. Por esa razón, es importante que las compañías utilicen todos los canales que tienen disponibles para aumentar los niveles de comunicación y mejorar la experiencia de trabajo en equipo.
Comunicación y trabajo en equipo son dos conceptos que están estrechamente relacionados, así que no se puede perder de vista que cualquier cambio que se realice dentro de alguna de estas dos áreas, termina impactando en la otra.
La mejor forma de optimizar las estrategias de comunicación interna, es evaluar cuáles son los tipos de mensajes que se suelen transmitir dentro de los equipos de trabajo, y elegir los canales de comunicación que mejor funcionan para cada uno de ellos.
Es decir, para que la comunicación en los equipos de trabajo sea efectiva, hay que analizar si el mensaje funciona mejor a través de aplicaciones de mensajería instantánea, si hace falta realizar una reunión o videollamada, o si se puede enviar a través de correo electrónico, por ejemplo.
Existen una infinidad de herramientas de comunicación y trabajo en equipo, solo tienes que elegir las que mejor se ajusten a tu organización y empezar a utilizarlas.
Realiza algunos cambios para mejorar el clima laboral
El clima también es determinante para los niveles de comunicación y trabajo en equipo dentro de una organización. El espacio de trabajo condiciona el rendimiento de las personas, y puede ser un factor que afecte positiva o negativamente la comunicación interna.
Para lograr esto, es necesario que las empresas pongan en práctica estrategias que pueden ir desde el desarrollo de programas de talento humano hasta el acompañamiento a los colaboradores que tienen problemas de salud mental como el estrés o el síndrome de burnout.
Hay que pensar que los equipos de trabajo operan de forma orgánica, y lo que afecta a uno de los integrantes, puede terminar afectando a los demás. Cualquier problema que experimente un colaborador influye en la forma en la que lleva a cabo sus tareas y en su disposición de relacionarse con sus compañeros de trabajo.
Según resalta Gallup, el clima laboral y el bienestar de los colaboradores puede ayudar para desarrollar equipos de trabajo de alto rendimiento, alcanzar mayores niveles de productividad, y mejorar la comunicación interna.
La próxima vez que pienses en estrategias de comunicación y trabajo en equipo, debes recordar la importancia que tiene el clima laboral para diseñar estrategias efectivas.
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Desarrolla actividades de team building
Las actividades de team building también son fundamentales para la comunicación y el trabajo en equipo. Cuando los equipos tienen espacios para integrarse y fortalecer sus relaciones, pueden comunicarse mejor y trabajar de una forma mucho más efectiva.
La idea es estimular las interacciones entre las personas que forman parte de un equipo de trabajo, bien sea con actividades que se realizan dentro de la oficina o con actividades más informales que se pueden realizar en otros espacios.
Para que la comunicación en los equipos de trabajo sea efectiva, los integrantes de cada equipo deben conocerse, desarrollar un vínculo, y entender al resto de las personas que trabajan con ellos.
Este punto tiene relación con otras estrategias de comunicación y trabajo en equipo, sobre todo, porque cuando los equipos de trabajo están integrados, aumenta el bienestar laboral y se reducen las probabilidades de que uno de los colaboradores sufra problemas de salud mental por situaciones que se presenten mientras trabaja.
Si las personas disfrutan del ambiente laboral, las organizaciones obtienen una serie de beneficios muy amplios, ya que pueden proyectar una mejor imagen de su cultura corporativa y pueden aumentar sus niveles de productividad. Se trata de una de las mejores estrategias para optimizar la comunicación y el trabajo en equipo en las organizaciones.
Utiliza redes sociales internas
Para lograr una mejor comunicación y trabajo en equipo dentro de la empresa, se pueden utilizar redes sociales internas con las que se pueda centralizar la comunicación y resulte más sencillo enviar los mensajes importantes.
Este tipo de redes son muy efectivas, y cada vez ganan más popularidad en las empresas que desean mejorar la comunicación en los equipos de trabajo. Algunas de estas redes son Yammer, Kaltura, Workplace y Convo.
Hay que destacar que la mayoría de ellas brindan soluciones para empresas que tienen más de 20 mil colaboradores, por lo que son muy útiles para facilitar las interacciones entre las personas que pertenecen a diferentes departamentos dentro de una organización.
Crea un plan de comunicación interna
Si hay problemas de comunicación y trabajo en equipo, las empresas se enfrentan a problemas como bajos niveles de rendimiento, aumentos en la tasa de rotación de personal, y pérdidas en la rentabilidad.
Ya te hemos explicado cómo mejorar la comunicación en un equipo de trabajo con algunas de las estrategias más efectivas que existen para ello, sin embargo, tenemos que recordarte que la base de todo es crear un buen plan de comunicación interna.
En el plan de comunicación interna se deben contemplar las políticas y las estrategias que van a mediar en la comunicación y en la forma en la que interactúan los equipos de trabajo. Podemos decir que se trata de una hoja de ruta que te permite tener claridad sobre todo lo que debes hacer, y sobre las prácticas que se deberían evitar.
Es decir, debes pensar en los canales de comunicación disponibles para gestionar la comunicación, en las herramientas que pueden facilitar el proceso, y en las métricas que utilizarás para evaluar si hay avances en la comunicación y trabajo en equipo.
Para esta tarea es recomendable contar con el apoyo de un especialista en materia de comunicación y trabajo en equipo, ya que se trata de una tarea muy compleja.
Ahora también tenemos soluciones que ayudarán a las empresas y a las áreas de talento humano a desarrollar sus equipos, así que te invitamos a explorar nuestras soluciones para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo dentro de tu organización.
Sabemos que la comunicación y el trabajo en equipo son uno de los grandes retos que tienen las organizaciones hoy en día. Por eso, estos consejos te serán más que útiles para ir trazando una estrategia y plan de acción que le permita a tus equipos crecer, aumentar su productividad y estar en sintonía con el resto de las personas de la organización.
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